Jak pozyskać klientów do agencji reklamowej przez telefon i ile to kosztuje

Krótka odpowiedź

Klientów do agencji reklamowej najszybciej pozyskuje się rozmową z firmą w momencie, gdy coś zmienia się w jej marketingu: przychodzi nowy dyrektor marketingu, firma wchodzi z nowym produktem, otwiera oddział albo kończy się umowa z obecną agencją. Polecenia dają najlepszych klientów, ale w tempie, na które nie masz wpływu. Zlecona kampania telefoniczna do wybranych firm daje spotkania z osobami, które mają budżet. U nas pilotaż kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie i zwraca się zwykle na pierwszym kliencie w stałym abonamencie.

Kiedy firma szuka nowej agencji

Firma, która jest zadowolona ze swojej agencji, nie zmienia jej po jednym telefonie. Zmiana przychodzi wtedy, gdy w firmie coś się ruszyło. Najczęstszy moment to nowa osoba odpowiedzialna za marketing: w pierwszych miesiącach przegląda dostawców, a często przyprowadza własnych. Drugi to nowy produkt, wejście na nowy rynek albo rebranding, czyli zadanie, do którego obecna agencja może nie mieć ludzi. Trzeci to koniec umowy, bo współpraca w abonamencie jest zwykle zawierana na rok i przed przedłużeniem firma porównuje oferty.

Dochodzi do tego kalendarz budżetu. Większość średnich firm planuje wydatki marketingowe na kolejny rok jesienią. Agencja, która rozmawia z firmą we wrześniu i październiku, może trafić do planu. Ta sama oferta wysłana w lutym czeka zwykle do następnego cyklu, chyba że firma ma nagły problem, na przykład kampanie przestały przynosić zapytania. Dlatego kampanię do nowych klientów najlepiej zaczynać przed końcem roku, a rozmowę prowadzić o konkretnym problemie, a nie o katalogu usług.

Do kogo dzwonić w firmie

Kto decyduje o wyborze agencji, zależy od wielkości firmy. W firmie do kilkudziesięciu osób jest to prawie zawsze właściciel albo prezes, czasem razem z osobą od sprzedaży. W średniej firmie decyzję przygotowuje dyrektor lub kierownik marketingu, a zatwierdza zarząd. W dużej firmie do tego dochodzi dział zakupów i przetarg agencyjny.

Dla małej i średniej agencji najlepszym celem jest zwykle środkowy wiersz. Firmy od pięćdziesięciu do kilkuset osób mają budżet na stałą obsługę, a często nie mają własnego zespołu do kampanii, grafiki i treści. Rozmowa trafia do jednej lub dwóch osób, a decyzja zapada w tygodniach, nie miesiącach.

Ile kosztuje każdy kanał pozyskania klienta

Agencje reklamowe i marketingowe łączą zwykle kilka kanałów. Różnią się tym, kto wybiera klienta, jak duże są zlecenia i ile czasu właściciela zabierają. Poniżej porównanie bez kwot, których nie da się uczciwie uśrednić, i z kwotą tam, gdzie jest jawna.

Jak porównać oferty firm, które pozyskują klientów za agencję, i na co uważać w modelu płatności za lead, opisaliśmy we wpisie o tym, ile kosztuje agencja lead generation. Pełny koszt etatu handlowca w 2026 roku jest we wpisie o kosztach outsourcingu sprzedaży.

Jak policzyć zwrot na jednym retainerze

Potrzebujesz trzech liczb: miesięcznej marży z klienta w stałym abonamencie, odsetka spotkań, które kończą się umową, i tego, jak długo przeciętny klient z Tobą zostaje. Załóżmy dla przykładu abonament 8 000 zł netto miesięcznie, z którego po kosztach zespołu zostaje 3 000 zł marży, co szóste spotkanie kończy się umową, a klient zostaje średnio 18 miesięcy. Jeden nowy klient to wtedy 54 000 zł marży, czyli ponad pięć razy więcej niż miesiąc pilotażu.

Kampania, która w miesiąc da dwanaście spotkań, przy tych założeniach przynosi dwóch klientów. Wpisz własne liczby. Tej, której nie znasz, czyli ile rozmów trzeba na jedno spotkanie w Twojej specjalizacji, nauczy Cię pierwszy miesiąc kampanii. Ogólny rachunek kosztu spotkania jest w tekście o tym, ile kosztuje umówione spotkanie B2B. Jeśli Twoja agencja robi głównie strony www, policzyliśmy to osobno we wpisie o pozyskiwaniu klientów na strony internetowe.

Jak wygląda rozmowa i co ma z niej wyjść

Krótko i o firmie rozmówcy, a nie o agencji. Konsultant przedstawia się, podaje powód telefonu, na przykład nowy produkt firmy, otwarcie oddziału, zapytanie z formularza albo rozmowę na konferencji, i pyta, kto dziś prowadzi reklamę i co działa, a co nie. Potem ustala, kto decyduje, czy firma ma umowę z agencją i kiedy się kończy, jaki jest przybliżony budżet i czy jest konkretny cel na najbliższy kwartał.

Wynikiem rozmowy jest spotkanie z Tobą albo z opiekunem klienta, wpisane do kalendarza z notatką. Na spotkanie przychodzisz z pomysłem pod tę firmę, a nie z prezentacją agencji. Coraz częściej klienci pytają też, jak ich marka wygląda w odpowiedziach asystentów AI i w wynikach wyszukiwania, więc w notatce zapisujemy, czy firma ma obecność marki w polskich mediach branżowych i czy temat w ogóle ją interesuje. To często dobry pretekst do szerszej oferty. Tak działa nasze umawianie spotkań handlowych.

Pamiętaj o zasadach. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na telefon w celu marketingu bezpośredniego, także na numer firmowy. Kampanię opieramy więc na kontaktach z podstawą: byłych i obecnych klientach, zapytaniach, kontaktach z konferencji i osobach, które zgodziły się na rozmowę, na przykład po webinarze albo wiadomości na LinkedIn. Jak sprawdzić listę firm przed kampanią, opisujemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Źródło: Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398.

Kiedy telefon się nie opłaca

Kampania telefoniczna nie ma sensu, gdy agencja sprzedaje głównie jednorazowe projekty za kilka tysięcy złotych, bo marża z kilku nowych zleceń nie pokryje miesiąca rozmów. Nie ma też sensu, gdy nie masz ludzi, żeby w ciągu kilku tygodni przyjąć nowego klienta, albo gdy nie wiesz, w jakiej branży i przy jakiej wielkości firmy jesteś najlepszy. Wtedy zacznij od tej decyzji, a telefon zostaw na później.

Jeśli żadna z tych przeszkód Cię nie dotyczy, wyślij brief: adres strony agencji, jaką usługę chcesz sprzedawać i jaki wynik chcesz osiągnąć, na przykład dziesięć spotkań z kierownikami marketingu firm produkcyjnych przed końcem roku. Wrócimy z planem kampanii i kosztami. Jak przebiega zlecona kampania od listy firm do spotkania w kalendarzu, pokazujemy na stronie pozyskiwanie klientów przez telefon, a wszystkie modele współpracy są w cenniku.