Przejdź do treści
Efekt: termin w kalendarzu

Umawianie spotkań handlowych, appointment setting i telefoniczne umawianie spotkań B2B

Handlowiec dostaje termin, firmę, osobę i powód, dla którego ta osoba zgodziła się na rozmowę. Nie dostaje listy numerów z prośbą, żeby sam do nich zadzwonił.

  • Brief bez zobowiązań
  • NDA i umowa powierzenia danych
  • Nagranie każdej rozmowy
Kiedy spotkanie liczy się jako kwalifikowane
  • Rozmówca zna temat i cel spotkania
  • Termin jest ustalony konkretnie, z godziną
  • Rozmawialiśmy z osobą decyzyjną albo współdecydującą
  • Rozmówca zgodził się na kontakt handlowca
  • Spotkanie jest potwierdzone dzień wcześniej

Ta definicja jest podstawą opłaty za kwalifikowane spotkanie. Ustalamy ją w briefie i nie zmieniamy jej w trakcie współpracy.

W skrócie

Umawianie spotkań handlowych, w ofertach agencji nazywane appointment setting, to telefoniczne dotarcie do decydenta, kwalifikacja firmy i wpisanie terminu do kalendarza handlowca przez zewnętrzny zespół. To umawianie spotkań dla handlowców, którzy mają spotkania prowadzić i sprzedawać, a nie spędzać dnia na telefonach. U nas to jeden z etapów telefonicznego kanału sprzedaży: baza według ICP i enrichment, skrypt, dzwonienie, kwalifikacja, termin w kalendarzu, potwierdzenie dzień przed spotkaniem, wpis do CRM, nagranie z AI analizą i raport tygodniowy.

Start to zwykle kampania pilotażowa za 9 900 zł netto miesięcznie. Po niej przechodzimy na retainer (15 000 do 50 000 zł netto miesięcznie) albo na opłatę za kwalifikowane spotkanie, której stawkę ustalamy na liczbach z pilotażu. Szczegóły w cenniku. To w praktyce outsourcing SDR: porównanie z kosztem SDR na etacie jest we wpisie outsourcing SDR: cena i modele rozliczenia.

Konsola kampanii na naszej platformie: spotkania trafiają do kalendarza handlowca, a Ty widzisz każdą rozmowę. Dane przykładowe, pokazują format, nie obiecany wynik.

Jakość ponad liczbę

Umówione spotkanie to nie to samo co odbyte spotkanie

Różnicę robi potwierdzenie i to, czy rozmówca naprawdę wiedział, na co się zgadza. Poniżej to, co robimy, żeby handlowiec nie jechał na darmo.

Kwalifikacja przed terminem

Zanim padnie propozycja terminu, sprawdzamy, czy firma w ogóle mieści się w profilu i czy rozmawiamy z właściwą osobą.

Konkret zamiast uprzejmości

Rozmówca, który zgadza się „żeby zakończyć rozmowę”, jest łatwy do rozpoznania po nagraniu. Takich terminów nie zapisujemy.

Potwierdzenie przed spotkaniem

Dzień wcześniej dzwonimy z przypomnieniem. To najprostszy sposób na zmniejszenie liczby pustych przejazdów.

Spotkanie online czy u klienta

Spotkanie zdalne jest łatwiejsze do umówienia, bo kosztuje rozmówcę dwadzieścia minut zamiast pół dnia. Spotkanie u klienta ma wyższą wartość, ale wymaga mocniejszego powodu i zwykle kolejnej rozmowy. W kampaniach B2B najczęściej ustawiamy dwa etapy: krótka rozmowa online jako pierwszy krok, wizyta dopiero wtedy, gdy temat się potwierdzi.

Przy handlowcach terenowych dochodzi geografia. Umawianie spotkań w jednym regionie w tym samym dniu jest warte więcej niż większa liczba terminów rozrzuconych po kraju, bo handlowiec spędza dzień na rozmowach, a nie w aucie. Uwzględniamy to w kolejności dzwonienia, jeśli podasz nam obszary działania poszczególnych osób.

Co zrobić z odmową

Większość rozmów kończy się brakiem terminu i to jest normalny wynik kampanii, a nie porażka. Ważne jest, co zostaje po takiej rozmowie. Rozróżniamy trzy sytuacje: „nie i nigdy”, czyli kontakt wykluczony, „nie teraz”, czyli kontakt z terminem powrotu, oraz „nie ze mną”, czyli wskazanie właściwej osoby w firmie. Ta trzecia grupa jest najcenniejsza i najczęściej ginie w kampaniach prowadzonych bez notatek.

Rachunek kosztu jednego spotkania rozpisaliśmy we wpisie ile kosztuje umówione spotkanie handlowe.

Co ustalamy przed startem
  • Profil firmy branża, wielkość, region
  • Stanowisko kto jest decydentem
  • Forma spotkania online albo u klienta
  • Dostęp do kalendarza kto wpisuje termin
  • Definicja efektu kiedy liczymy spotkanie
  • Kontakt odłożony co robimy z „nie teraz”
Najczęstsze pytania

Pytania o umawianie spotkań handlowych i appointment setting przed briefem

Appointment setting to umawianie spotkań handlowych przez zewnętrzny zespół: SDR dzwoni do firm z profilu klienta, dociera do osoby decyzyjnej, kwalifikuje ją kilkoma pytaniami i wpisuje termin rozmowy do kalendarza handlowca. Handlowiec nie szuka numerów i nie dzwoni na zimno, tylko prowadzi spotkania, które ktoś już umówił i potwierdził.

Start to kampania pilotażowa za 9 900 zł netto miesięcznie (jeden ICP, od 1 do 3 SDR-ów, nagrania i raport tygodniowy). Po pilotażu prowadzimy kanał na retainerze od 15 000 do 50 000 zł netto miesięcznie albo rozliczamy opłatą za kwalifikowane spotkanie, której stawkę ustalamy na liczbach z pilotażu. Koszt jednego spotkania to koszt miesiąca podzielony przez liczbę spotkań, które spełniły definicję z briefu.

Brief z profilem firmy i stanowiskiem decydenta, lista firm (Twoja albo zbudowana przez nas), skrypt z otwarciem do piętnastu sekund i pytaniami kwalifikującymi, dzwonienie z notatką po każdej rozmowie, wpisanie terminu do kalendarza handlowca i potwierdzenie dzień przed spotkaniem. Raport tygodniowy pokazuje próby, dodzwonienia, rozmowy z decydentem i spotkania.

Tak. Przy handlowcach terenowych dzwonimy według regionów, żeby terminy w jednym dniu leżały blisko siebie, a handlowiec spędzał dzień na rozmowach, nie w aucie. Najczęściej ustawiamy dwa etapy: krótka rozmowa online jako pierwszy krok, wizyta u klienta dopiero po potwierdzeniu tematu.

Trzy rzeczy, w tej kolejności: jakość listy (czy dzwonimy do firm, które mają powód, żeby rozmawiać), powód spotkania w skrypcie (konkretna korzyść dla tej branży, nie prezentacja firmy) i definicja spotkania (czy liczymy tylko terminy z osobą decyzyjną, z konkretną godziną i potwierdzone). Zła lista psuje wynik szybciej niż słaby SDR.

Tak, opłatą za kwalifikowane spotkanie, gdy oferta jest powtarzalna i definicja spotkania jest uzgodniona w briefie: osoba decyzyjna, konkretny termin z godziną, zgoda na kontakt handlowca, potwierdzenie dzień przed. Przy długim cyklu decyzyjnym i bazie o nieznanej jakości uczciwiej działa retainer, bo nikt nie wie jeszcze, ile spotkań da ta lista. Dlatego stawkę za spotkanie ustalamy po kampanii pilotażowej.

Elementy kanału sprzedaży i branże

Następny krok

Wyślij brief, a spotkania trafią do kalendarza Twoich handlowców

Podaj profil firmy, do której chcesz trafić, i formę spotkania. Wrócimy z propozycją modelu: kampania pilotażowa, retainer albo opłata za kwalifikowane spotkanie.

Modele współpracy

Bez zobowiązań · NDA i umowa powierzenia danych standardowo. Wolisz napisać? kontakt@telemarketing.pl