Przejdź do treści
Biura rachunkowe

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego, czyli jak pozyskać klienta przez telefon

Przedsiębiorca wysyła zapytanie o księgowość do trzech biur i podpisuje z tym, które zadzwoni pierwsze. My dzwonimy za Ciebie: do zapytań, do ofert bez odpowiedzi i do Twoich klientów, a księgowa dostaje umówione spotkanie z kompletem informacji do wyceny.

  • Brief bez zobowiązań
  • NDA i umowa powierzenia danych
  • Nagranie każdej rozmowy

Co dostaje biuro razem z umówionym spotkaniem

  • Forma JDG, spółka cywilna, z o.o.; ryczałt, KPiR albo pełna księgowość
  • Skala liczba dokumentów w miesiącu i liczba pracowników do kadr i płac
  • Powód dlaczego szuka biura: pierwsze biuro, zmiana, nowe obowiązki
  • Termin od kiedy chce przenieść księgowość i do kiedy ma wypowiedzenie
  • Decydent kto podpisuje umowę i czy ktoś jeszcze bierze udział w decyzji

Z tymi pięcioma informacjami przygotujesz ofertę przed spotkaniem, a nie po nim. Kontakt bez nich wraca na listę z terminem kolejnego telefonu.

W skrócie

Biuro rachunkowe pozyskuje klientów z czterech źródeł: poleceń, katalogów, reklamy w wyszukiwarce i telefonu. Tylko telefonem da się sterować liczbą rozmów w każdym miesiącu. Prowadzimy kampanię w imieniu biura: oddzwaniamy do zapytań w dniu ich wpłynięcia, wracamy do wysłanych ofert, proponujemy kadry i płace obecnym klientom i umawiamy spotkania z księgową. Start to kampania pilotażowa za 9 900 zł netto miesięcznie, potem retainer albo opłata za kwalifikowane spotkanie. Każda rozmowa jest nagrana i oceniona na naszej platformie.

Uczciwe porównanie

Skąd biuro rachunkowe bierze klientów i co z tego wynika

Każde źródło działa i każde ma słaby punkt. Różnią się głównie tym, czy możesz zdecydować, ilu nowych klientów chcesz w przyszłym kwartale.

Źródło Sterowanie liczbą klientów Słaby punkt Kiedy wygrywa
Polecenia Brak. Przychodzą, kiedy klient akurat o Tobie wspomni Nie da się ich przyspieszyć przed sezonem zmian biur Zawsze warto je zbierać, bo polecony klient podpisuje najszybciej
Katalogi i portale biur Niewielkie, zależy od pozycji i opinii Porównanie cen obok konkurencji, klient przychodzi z pytaniem o najniższy abonament Przy prostych JDG na ryczałcie, gdzie cena decyduje
Reklama w Google i wizytówka Duże, budżetem To samo zapytanie trafia do kilku biur, a bez szybkiego telefonu budżet idzie na konkurencję Gdy ktoś oddzwania do zapytania w ciągu kilku godzin
Kampania telefoniczna Duże, liczbą konsultantów i długością kampanii Wymaga listy z legalną podstawą kontaktu i kilku dni na start Przy zapytaniach, ofertach bez odpowiedzi, dosprzedaży i przed sezonem zmian biur

Najczęstszy wniosek z tej tabeli nie brzmi „rzuć reklamę i dzwoń”. Brzmi: reklama i telefon działają razem. Reklama przynosi zapytania, a telefon w dniu zapytania zamienia je w spotkania. Tak samo pracujemy przy generowaniu leadów B2B dla firm z innych branż.

Do kogo dzwonimy

Sześć list, z których biuro rachunkowe realnie podpisuje umowy

Nie dzwonimy na ślepo do firm z rejestru. Kampania dla biura rachunkowego zaczyna się od kontaktów, które już coś o Tobie wiedzą albo mają powód, żeby rozmawiać teraz.

Zapytania z formularza i z Google

Przedsiębiorca pyta o księgowość kilka biur jednocześnie. Oddzwaniamy w dniu zapytania, ustalamy formę opodatkowania i liczbę dokumentów, a potem wpisujemy spotkanie do kalendarza księgowej.

Oferty wysłane i bez odpowiedzi

Najtańsza lista w całym biurze. Człowiek już raz chciał zmienić biuro, dostał ofertę i zamilkł, bo w tym tygodniu miał inne sprawy. Pytamy, co zatrzymało decyzję, i wracamy z konkretem.

Klienci bez kadr i płac

Firma, którą prowadzisz na KPiR, zatrudnia pierwszego pracownika i liczy płace sama albo u kogoś innego. Telefon z propozycją przejęcia kadr to rozmowa z kimś, kto Ci już ufa.

Klienci, którzy wyrastają z ryczałtu

Rosnąca JDG przechodzi na spółkę albo na pełną księgowość. Jeśli nie zapytasz pierwszy, zapyta biuro, które specjalizuje się w spółkach.

Firmy przed KSeF 2027

Najmniejsi przedsiębiorcy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, wchodzą do obowiązkowego KSeF od 1 stycznia 2027 r. Część z nich fakturuje dziś sama i szuka kogoś, kto przejmie ten obowiązek.

Byli klienci i stare kontakty

Klienci, którzy odeszli do tańszego biura, i kontakty z poleceń, które nie przeszły dalej. Rozmowa zaczyna się od historii współpracy, a nie od przedstawiania biura od zera.

Terminy KSeF: Ministerstwo Finansów, KSeF: podstawy prawne i kluczowe terminy.

Przebieg

Od briefu do spotkań w kalendarzu księgowej

Cztery kroki. Pierwsze połączenia wychodzą zwykle w ciągu kilku dni roboczych od briefu.

01

Profil klienta

Ustalamy, kogo chcesz: branże, formy opodatkowania, minimalną liczbę dokumentów i to, czego nie przyjmujesz. Biuro, które bierze każdego, zwykle kończy z klientami poniżej opłacalności.

02

Listy i podstawa kontaktu

Zbieramy zapytania, oferty i klientów z Twojego programu lub CRM. Sprawdzamy, na jakiej podstawie możemy do każdej grupy zadzwonić, zanim konsultant wykręci pierwszy numer.

03

Skrypt i pilotaż

Otwarcie do piętnastu sekund, pięć pytań kwalifikujących i odpowiedzi na obiekcje typu „mam już biuro” albo „ile to kosztuje”. Pilotaż to pierwszy miesiąc na wycinku listy.

04

Spotkania i raport

Spotkanie trafia do kalendarza księgowej razem z notatką i nagraniem. Raport tygodniowy: próby, rozmowy, spotkania, oferty i koszt jednego spotkania.

Dlaczego biuro rachunkowe traci klientów na etapie zapytania

Właściciel małego biura sprzedaje w wolnych chwilach, a wolnych chwil w biurze rachunkowym nie ma wtedy, kiedy przychodzi najwięcej zapytań. Przed terminami deklaracji, w okresie rozliczeń rocznych i pod koniec roku telefon do nowego przedsiębiorcy przegrywa z zamknięciem miesiąca dla obecnych klientów. Zapytanie czeka dwa dni, a w tym czasie przedsiębiorca podpisał już umowę z kimś innym.

Druga strata jest mniej widoczna. Część ofert wysłanych mailem nie dostaje żadnej odpowiedzi, a nikt do nich nie wraca, bo nie ma kto. Te kontakty nie odmówiły. Po prostu nikt ich nie zapytał drugi raz. Kampania telefoniczna zdejmuje oba zadania z biura i zostawia księgowej to, w czym jest najlepsza: rozmowę o tym, jak poprowadzić czyjąś firmę.

Kiedy dzwonić, żeby trafić w decyzję o zmianie biura

Firmy najczęściej przenoszą księgowość z początkiem roku podatkowego, żeby nie dzielić jednego roku między dwa biura. Decyzja zapada więc jesienią, a wypowiedzenie biegnie przez ostatnie tygodnie roku. Kampania uruchomiona we wrześniu albo w październiku trafia dokładnie w ten moment. Uruchomiona w grudniu trafia w ludzi, którzy już wybrali.

W sezonie 2026 dochodzi powód dodatkowy: najmniejsze firmy wchodzą do obowiązkowego KSeF od 1 stycznia 2027 r. Część z nich po raz pierwszy zadaje sobie pytanie, czy chce fakturować sama, czy oddać to biuru. To dobre otwarcie rozmowy, pod warunkiem że konsultant nie udaje doradcy podatkowego, tylko umawia spotkanie z kimś, kto nim jest.

Podstawa prawna telefonu do firmy

Telefon w celu marketingu bezpośredniego wymaga wcześniejszej zgody abonenta, a abonentem jest także firma. Wynika to z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Przetwarzanie danych kontaktowych musi mieć dodatkowo podstawę w RODO. Dlatego kampanie dla biur rachunkowych opieramy na zapytaniach, ofertach, własnych klientach i bazach ze zgodą, a nie na numerach wypisanych z rejestru. Jeśli dostarczasz listę, sprawdzamy jej pochodzenie przed startem.

Źródła: Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, RODO (EUR-Lex), UODO.

Koszt kampanii dla biura rachunkowego
Kampania pilotażowa
jeden ICP, od 1 do 3 SDR-ów, nagrania z AI analizą, raport tygodniowy
9 900 zł netto / mies.
Retainer kanału sprzedaży
dedykowany zespół, stały wolumen spotkań, CRM, przegląd miesięczny
15 000 do 50 000 zł netto / mies.
Opłata za kwalifikowane spotkanie
płacisz za spotkania zgodne ze spisaną definicją
stawka ustalana po pilotażu
Zamów kampanię pilotażową

Jak policzyć, czy to się zwraca

Wartość klienta biura to średni miesięczny abonament pomnożony przez liczbę miesięcy współpracy. Przykład na założeniach, nie na danych rynkowych: abonament 600 zł netto i trzy lata współpracy dają 21 600 zł z jednego klienta. Przy takich liczbach miesięczna kampania pilotażowa za 9 900 zł zwraca się w całym okresie współpracy już z pierwszą umową, a w samym pierwszym roku (7 200 zł z klienta) z drugą. Podstaw własny abonament i własny okres współpracy, zanim zamówisz pilotaż.

Kampania dla biura to połączenie umawiania spotkań handlowych z telemarketingiem B2B na własnej bazie. Wszystkie modele współpracy znajdziesz w cenniku call center.

Raport dla biura

Co tydzień widzisz, ile kosztuje nowy klient biura

Kanał sprzedaży prowadzimy na naszej platformie: każda rozmowa jest nagrana, przepisana i oceniona, a raport pokazuje drogę od zapytania do umowy.

  • Liczba rozmów, spotkań z księgową i wysłanych ofert
  • Najczęstsze obiekcje, np. „mam już biuro”, z odpowiedziami do skryptu
  • Notatki ze spotkań w Twoim programie albo CRM
  • Rekomendacje na kolejny tydzień: listy, godziny, otwarcie

Liczby w podglądzie są przykładowe i pokazują format raportu, a nie obiecany wynik.

Raport tygodniowy · tydzień 38
dane przykładowe
Metryka Tydz. 37 Tydz. 38 Zmiana
Połączenia 1 146 1 284 +12%
Dodzwonienia 402 451 +12%
Rozmowy z decydentem 196 212 +8%
Kwalifikacje (BANT) 36 41 +14%
Spotkania umówione 14 18 +29%
Spotkania odbyte 11 15 +36%

Najczęstsze obiekcje

  • Mamy już dostawcę38%
  • Brak budżetu w tym kwartale24%
  • Proszę wysłać ofertę mailem21%

Rekomendacje na tydzień 39

  • Nowe otwarcie przy obiekcji o dostawcy, test na 200 rekordach
  • Przesunąć okno dzwonienia do zakładów na 7:30 do 10:00
Najczęstsze pytania

Pytania o pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego przed wyceną

Najszybciej przez telefon do osób, które już pokazały zainteresowanie: zapytań z formularza i z Google, wysłanych ofert bez odpowiedzi oraz własnych klientów, którym brakuje kadr i płac albo pełnej księgowości. Polecenia są najtańsze, ale nie da się nimi sterować. Kampania telefoniczna daje przewidywalną liczbę rozmów o ofercie w każdym miesiącu.

Trzeba mieć kanał, którym steruje się budżetem: reklamę w wyszukiwarce, wizytówkę i stronę widoczną lokalnie oraz kogoś, kto dzwoni do zapytań w ciągu kilku godzin. Sama reklama bez szybkiego telefonu przepala budżet, bo przedsiębiorca wysyła to samo zapytanie do kilku biur i podpisuje z tym, które odezwało się pierwsze.

Na start proponujemy kampanię pilotażową za 9 900 zł netto miesięcznie: jeden ICP, od 1 do 3 SDR-ów, nagrania z AI analizą każdej rozmowy i raport tygodniowy. Po pilotażu przechodzimy na retainer (zwykle 15 000 do 50 000 zł netto miesięcznie) albo na opłatę za kwalifikowane spotkanie, której stawkę ustalamy na liczbach z pilotażu. Koszt jednego klienta to kwota kampanii podzielona przez liczbę podpisanych umów. Po pilotażu znasz własne liczby: ile rozmów, ile spotkań, ile ofert i ile umów przyniósł Twój materiał.

Tak, ale telefon w celu marketingu bezpośredniego wymaga wcześniejszej zgody abonenta, także gdy abonentem jest firma (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Dlatego kampanię opieramy na kontaktach, które taką podstawę mają: zapytaniach, ofertach, własnych klientach i bazach ze zgodą. Pochodzenie każdej listy sprawdzamy przed pierwszym połączeniem.

Najczęściej z początkiem roku podatkowego, bo wtedy nie trzeba dzielić ksiąg jednego roku między dwa biura. Decyzja zapada zwykle jesienią, a wypowiedzenie umowy biegnie przez ostatnie tygodnie roku. Drugim momentem jest zmiana, która przerasta obecne biuro: pierwszy pracownik, przejście z JDG na spółkę albo nowe obowiązki, takie jak KSeF.

Konsultant nie doradza podatkowo i nie powinien. Jego zadaniem jest ustalenie faktów, które pozwolą Ci przygotować ofertę: formy prawnej, formy opodatkowania, liczby dokumentów i pracowników, obecnego biura i powodu zmiany. Rozmowę o optymalizacji i wycenę prowadzi księgowa albo właściciel biura na umówionym spotkaniu.

Najwartościowsza baza jest już w Twoim biurze: zapytania z ostatnich dwóch lat, oferty bez odpowiedzi, byli klienci i kontakty z polecenia, które nie przeszły dalej. Dane z rejestrów publicznych, takich jak CEIDG i KRS, nadają się do segmentacji, ale same nie dają zgody na telefon marketingowy, więc nie są gotową listą do dzwonienia.

Od briefu do pierwszych połączeń mija zwykle kilka dni roboczych. W tym czasie ustalamy, jakich klientów chcesz (branża, forma opodatkowania, skala), przygotowujemy skrypt i listę, szkolimy konsultanta z Twojej oferty i ustawiamy przekazywanie spotkań do kalendarza. Kampanię pilotażową zamawiasz i opłacasz online, bez czekania na umowę papierową.

Powiązane usługi i strony

Następny krok

Policzmy, ile kosztuje u Ciebie nowy klient biura

Napisz, jakich klientów przyjmujesz, ile zapytań miesięcznie dostajesz i ile ofert czeka bez odpowiedzi. Wrócimy z planem pilotażu. Brief jest bezpłatny.

Modele współpracy

Bez zobowiązań · NDA i umowa powierzenia danych standardowo. Wolisz napisać? kontakt@telemarketing.pl