Przejdź do treści
Eksport i sprzedaż zagraniczna

Pozyskiwanie klientów zagranicznych i pozyskiwanie kontrahentów zagranicznych przez telefon

Z targów wracasz z plikiem wizytówek, a po miesiącu połowa z nich nie dostała żadnego telefonu. Dzwonimy za Twój dział eksportu do importerów, dystrybutorów i odbiorców w ich języku, zbieramy dane do oferty, wracamy do wysłanych próbek i umawiamy rozmowy z osobą, która kupuje.

  • Brief bez zobowiązań
  • NDA i umowa powierzenia danych
  • Nagranie każdej rozmowy

Co dział eksportu dostaje po rozmowie

  • Firma czy importuje, dystrybuuje czy produkuje, jakie rynki obsługuje
  • Potrzeba produkty, ilości w roku, docelowa cena, wymagane certyfikaty
  • Dziś kupuje od kogo, z jakiego kraju, co nie działa u obecnego dostawcy
  • Decyzja kto wybiera dostawcę, kiedy i czy potrzebne są próbki
  • Następny krok oferta, próbki, rozmowa wideo albo spotkanie na targach

Konsultant nie podaje cen i nie negocjuje warunków dostawy. Zbiera dane, żeby Twój dział eksportu wysłał konkretną ofertę, a nie katalog w PDF.

W skrócie

Polski producent albo hurtownia pozyskuje klientów zagranicznych przez rozmowy z importerami i dystrybutorami na jednym rynku naraz, w języku odbiorcy, z powrotem do każdej wysłanej oferty i próbki. Targi i platformy B2B dają kontakty, ale klient powstaje dopiero po kilku rozmowach. Prowadzimy te rozmowy za Twój dział eksportu: dzwonimy do kontaktów po targach i do firm z podstawą do telefonu, zbieramy dane do oferty, pytamy o decyzję i umawiamy spotkania. Ceny i warunki dostawy ustala Twoja firma. Kampanię w języku obcym wyceniamy po briefie, punktem odniesienia jest kampania pilotażowa za 9 900 zł netto miesięcznie, a potem retainer albo opłata za kwalifikowane spotkanie. Każda rozmowa jest nagrana i oceniona na naszej platformie.

Uczciwe porównanie

Skąd eksporter bierze kontrahentów zagranicznych i gdzie kontakty przepadają

Każde źródło daje nazwiska i adresy. Różnią się tym, ile pracy zostaje po stronie Twojego działu eksportu, zanim ktoś złoży zamówienie.

Źródło Co daje Słaby punkt Kiedy ma sens
Targi branżowe Rozmowy twarzą w twarz z kupującymi z wielu krajów w trzy dni Stoisko kosztuje dziesiątki tysięcy złotych, a kontakty stygną, gdy nikt nie dzwoni po powrocie Gdy masz plan telefonów na cztery tygodnie po targach
Platformy B2B i katalogi Zapytania od firm, które same szukają dostawcy Zapytanie trafia też do konkurencji, wygrywa ten, kto odpowie pierwszy Przy produktach standardowych, gdzie kupujący porównuje oferty
Agent handlowy w kraju Osobę, która zna rynek i kupujących Prowizja od sprzedaży i zależność od jednej osoby, trudna kontrola Na rynku, gdzie liczą się osobiste relacje i już masz wyniki
Reklama i LinkedIn Widoczność marki wśród decydentów w wybranym kraju Kliknięcie to jeszcze nie rozmowa, lead wymaga kwalifikacji Jako wsparcie kampanii telefonicznej, nie zamiast niej
Kampania telefoniczna Stałą liczbę rozmów z kupującymi i powrót do każdej oferty Wymaga listy z podstawą do kontaktu, briefu i konsultanta w języku rynku Gdy masz produkt gotowy na eksport i moce na nowe zamówienia

W większości firm, w których sprzedaż eksportowa dopiero rośnie, wniosek jest ten sam: kontakty są, brakuje osoby, która przez kilka tygodni systematycznie do nich dzwoni. Dział eksportu obsługuje obecnych odbiorców, reklamacje i dokumenty wysyłkowe, więc nowy kontrahent zawsze czeka do jutra. To ten wycinek pracy przejmujemy.

Co robimy za dział eksportu

Sześć kampanii, z których eksporter ma nowych odbiorców za granicą

Każda zaczyna się od kontaktu, który ma podstawę do telefonu. Nie dzwonimy do firm wypisanych z katalogu bez żadnego związku z ofertą.

Telefony po targach

Każda wizytówka z targów dostaje telefon w ciągu dwóch tygodni od powrotu, póki kupujący pamięta stoisko. Pytamy, co go zainteresowało, jakie ma ilości i terminy, i przekazujemy dane do oferty. Po wysłaniu oferty wracamy z pytaniem o decyzję.

Umawianie spotkań przed targami

Na kilka tygodni przed targami dzwonimy do importerów i dystrybutorów, którzy się na nie wybierają, i umawiamy konkretne godziny na stoisku. Twój zespół jedzie na targi z kalendarzem, a nie z nadzieją, że ktoś podejdzie.

Szukanie dystrybutora

Dzwonimy do firm, które sprzedają podobne produkty w danym kraju, i pytamy, czy poszerzają ofertę, jakie mają wymagania co do marży, minimum zamówienia i wsparcia. Dział eksportu dostaje listę zainteresowanych z notatką z każdej rozmowy.

Zapytania z platform B2B

Firma, która zapytała przez Twoją stronę albo platformę B2B, dostaje telefon tego samego dnia, w swoim języku. Kto odpowie pierwszy i dopyta o szczegóły, ten zwykle dostaje zamówienie próbne.

Powrót do ofert i próbek

Wysłałeś próbki do pięciu firm i czekasz. Po tygodniu dzwonimy z pytaniem, czy dotarły, kto je testuje, co wyszło i kiedy zapadnie decyzja. Próbka bez telefonu zwykle kończy w magazynie kupującego.

Byli odbiorcy zagraniczni

Firmy, które kupowały rok lub dwa lata temu i przestały, dostają telefon z pytaniem, co się zmieniło: cena, jakość, termin dostawy, nowy kupiec. Część wraca od razu, część wskazuje moment kolejnego wyboru dostawcy.

Przebieg

Od wyboru rynku do oferty wysłanej importerowi

Cztery kroki. Kampania zagraniczna startuje wolniej niż krajowa, bo lista, język i reguły kontaktu muszą się zgadzać przed pierwszym telefonem.

01

Rynek i produkt

Wybieramy jeden kraj i jedną grupę odbiorców: importerów, dystrybutorów, sieci albo producentów, którzy kupują Twój komponent. Ustalamy, co odróżnia Twoją ofertę od lokalnych dostawców i od konkurencji z Azji.

02

Lista i podstawa

Zbieramy kontakty z podstawą do telefonu: wizytówki z targów, zapytania, byli odbiorcy, firmy z platform B2B, które same szukają dostawcy. Sprawdzamy reguły kontaktu telefonicznego w kraju odbiorcy przed startem.

03

Skrypt w języku rynku

Skrypt piszemy po polsku, tłumaczymy i dajemy Ci do zatwierdzenia. Ustalamy, czego konsultant nie mówi: nie podaje cen, nie obiecuje terminów dostawy, nie deklaruje certyfikatów, których nie masz.

04

Oferty i raport

Dane do oferty trafiają do działu eksportu po każdej rozmowie, po polsku. Raport tygodniowy: rozmowy, wysłane oferty i próbki, powroty, umówione spotkania, odmowy z powodem i nagrania do odsłuchu.

Dlaczego kontakty z targów nie zamieniają się w zamówienia

Firma wydaje na stoisko, podróż i materiały kwotę, za którą można by prowadzić kampanię przez kilka miesięcy. Wraca z kilkudziesięcioma wizytówkami i dobrym wrażeniem. Potem przychodzi tydzień zaległych zamówień, reklamacja od stałego odbiorcy i dokumenty do wysyłki. Po miesiącu do połowy kontaktów nikt nie zadzwonił, a kupujący, który był zainteresowany, rozmawia już z dostawcą, który się odezwał.

Problem rzadko leży w produkcie albo cenie. Leży w tym, że pozyskiwanie klientów na rynkach zagranicznych wymaga kilku kontaktów z tą samą firmą w odstępach kilku dni, a w małym dziale eksportu nikt nie ma na to stałego czasu. Zewnętrzny zespół przejmuje dokładnie tę część: pierwszą rozmowę po targach, zebranie danych, powrót po ofercie i próbkach. Cenę, negocjację i relację z odbiorcą zostawia Tobie.

Jeden rynek naraz, nie całe DACH i Skandynawia

Najczęstszy błąd w kampanii zagranicznej to start od pięciu krajów jednocześnie. Każdy rynek ma innych pośredników, inne oczekiwania co do terminów płatności i minimum zamówienia, a często inny język. Zaczynamy od kraju, w którym masz już jakiegoś odbiorcę albo kontakty z targów. Po czterech do sześciu tygodniach widać, ile rozmów potrzeba na jedną ofertę i jedną próbkę, i na tych liczbach decydujesz, czy dokładać kolejny rynek.

Telefon działa lepiej, gdy kupujący widział już Twoją markę. Dlatego eksporterzy często łączą kampanię telefoniczną z reklamą skierowaną do tych samych firm, na przykład kampanią na LinkedIn prowadzoną na wybrany kraj. Konsultant, który dzwoni do firmy znającej już nazwę dostawcy, szybciej przechodzi do pytań o ilości i terminy.

Reguły telefonu do firm za granicą

Przy telefonie za granicę obowiązują przepisy kraju odbiorcy, a różnią się one bardziej, niż większość eksporterów zakłada. W Niemczech telefon z ofertą do firmy wymaga co najmniej domniemanej zgody (UWG, par. 7 ust. 2 pkt 1): muszą istnieć konkretne okoliczności, z których wynika, że firma może być ofertą zainteresowana, na przykład rozmowa na targach albo zapytanie. W Wielkiej Brytanii numery firm trzeba przed kampanią sprawdzić w rejestrach TPS i CTPS i nie dzwonić do zarejestrowanych bez zgody. W Polsce telefon w celu marketingu bezpośredniego wymaga wcześniejszej zgody abonenta (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).

Dlatego kampanię opieramy na kontaktach z podstawą: wizytówkach z targów, zapytaniach, byłych odbiorcach i firmach, które same szukają dostawcy. Jeśli dostarczasz listę, sprawdzamy jej pochodzenie przed pierwszym połączeniem. Najczęściej wybierany pierwszy rynek, z kosztem kampanii po niemiecku i rachunkiem zwrotu, opisujemy we wpisie o pozyskiwaniu klientów w Niemczech.

Źródła: UWG, par. 7, ICO, marketing B2B (TPS i CTPS), Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, RODO (EUR-Lex).

Koszt kampanii zagranicznej
Kampania pilotażowa, punkt odniesienia
jeden ICP, od 1 do 3 SDR-ów, nagrania z AI analizą, raport tygodniowy
9 900 zł netto / mies.
Retainer na rynek zagraniczny
SDR-zy w języku odbiorcy, jeden rynek, raport po polsku z nagraniami
15 000 do 50 000 zł netto / mies., po briefie
Outsourced sales desk
zewnętrzny dział eksportu, kilka rynków równolegle, account manager
50 000 do 150 000+ zł netto / mies.
Wszystkie modele współpracy

Jak policzyć, czy to się zwraca

Przykład na założeniach, nie na danych rynkowych: dystrybutor, który zamawia cztery razy w roku po 40 000 zł przy marży 20%, daje 32 000 zł marży rocznie, a zostaje zwykle na kilka lat. Porównaj to z kosztem jednego stoiska na targach i policz, ilu takich odbiorców musi dać kampania, żeby się zwróciła. Wpisz własną marżę i liczbę kontaktów po targach, do których nikt nie zadzwonił.

Kampania zagraniczna korzysta z tego samego zespołu co wielojęzyczne call center i łączy telemarketing B2B z umawianiem spotkań handlowych dla działu eksportu. Przewoźnicy i spedycje z nadawcami za granicą znajdą osobny opis na stronie o pozyskiwaniu klientów w transporcie i spedycji, a o tym, czego wymagać od listy kontaktów, piszemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Raport dla działu eksportu

Każda rozmowa po polsku w raporcie, choć odbyła się po niemiecku

Dzwonimy do importerów i dystrybutorów na naszej platformie. Każda rozmowa ma nagranie, transkrypcję i ocenę, a dział eksportu dostaje jeden raport tygodniowy po polsku.

  • Rozmowy z kupującymi, wysłane oferty i próbki na jednym rynku
  • Dane do oferty: ilości, ceny docelowe, certyfikaty, terminy
  • Powroty po próbkach z wynikiem każdej rozmowy
  • Obiekcje importerów i zmiany w skrypcie na kolejny tydzień

Liczby w podglądzie są przykładowe i pokazują format raportu, a nie obiecany wynik.

Raport tygodniowy · tydzień 38
dane przykładowe
Metryka Tydz. 37 Tydz. 38 Zmiana
Połączenia 1 146 1 284 +12%
Dodzwonienia 402 451 +12%
Rozmowy z decydentem 196 212 +8%
Kwalifikacje (BANT) 36 41 +14%
Spotkania umówione 14 18 +29%
Spotkania odbyte 11 15 +36%

Najczęstsze obiekcje

  • Mamy już dostawcę38%
  • Brak budżetu w tym kwartale24%
  • Proszę wysłać ofertę mailem21%

Rekomendacje na tydzień 39

  • Nowe otwarcie przy obiekcji o dostawcy, test na 200 rekordach
  • Przesunąć okno dzwonienia do zakładów na 7:30 do 10:00
Najczęstsze pytania

Pytania o pozyskiwanie klientów zagranicznych przed wyceną

Najszybciej przez bezpośredni kontakt z importerami, dystrybutorami i odbiorcami w wybranym kraju, prowadzony w ich języku. Targi i platformy B2B dają pierwsze kontakty, ale klient zagraniczny powstaje dopiero po rozmowie, wysłaniu oferty lub próbek i kilku powrotach. Firmy, które rosną na eksporcie, mają kogoś, kto systematycznie dzwoni do kontaktów po targach i do firm z listy docelowej na jednym rynku naraz.

Listę kontrahentów buduje się z kilku źródeł: katalogów wystawców targów branżowych, platform B2B takich jak Europages, rejestrów firm danego kraju, członków izb handlowych i własnych zapytań. Sama lista nie wystarcza. Trzeba ustalić, kto w firmie kupuje, czy firma pracuje z dostawcami z Polski i kiedy wybiera nowych. To ustala się telefonem, zanim wyślesz ofertę.

Szukaj firm, które już sprzedają podobne produkty tym samym klientom w danym kraju, i zapytaj je telefonicznie, czy poszerzają ofertę. Dystrybutor ocenia marżę, minimalne zamówienie, terminy dostaw i wsparcie marketingowe, więc pierwsza rozmowa służy zebraniu tych wymagań. Umowę dystrybucyjną negocjuje Twój dział eksportu, a zewnętrzny zespół dostarcza mu rozmowy z firmami, które są zainteresowane.

Tak, ale z ograniczeniami. Niemiecka ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UWG, par. 7 ust. 2 pkt 1) wymaga przy telefonie do firmy co najmniej domniemanej zgody, czyli konkretnych okoliczności, z których wynika, że firma może być zainteresowana ofertą. Kontakt po targach, zapytanie albo wcześniejsza współpraca taką podstawę dają. Numer wypisany z katalogu bez żadnego związku z ofertą zwykle nie.

Zakres języków ustalamy dla każdej kampanii przed startem, zależnie od rynku i obsady. Najczęściej są to angielski i niemiecki. Nie przyjmujemy kampanii w języku, w którym nie możemy zapewnić konsultanta mówiącego swobodnie przez cały okres kampanii, bo rozmowa handlowa z importerem w słabym języku szkodzi marce bardziej niż brak telefonu.

Kampanię w języku obcym wyceniamy po briefie, bo koszt zależy od języka, rynku i liczby SDR-ów. Punkt odniesienia z cennika: kampania pilotażowa na rynku krajowym kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie, a retainer z dedykowanym zespołem zwykle 15 000 do 50 000 zł netto miesięcznie. Kilka rynków równolegle prowadzimy jako outsourced sales desk. Koszt jednego odbiorcy liczysz jako kwotę kampanii podzieloną przez liczbę firm, które złożyły pierwsze zamówienie.

Nie. Ceny, warunki dostawy i płatności ustala Twój dział eksportu, bo zna marżę, koszty logistyki i ryzyko kontrahenta. Konsultant zbiera dane potrzebne do oferty: produkty, ilości, docelowe ceny, obecnego dostawcę, wymagane certyfikaty i osobę decyzyjną. Oferta wychodzi od Ciebie, a konsultant wraca do firmy po kilku dniach z pytaniem o decyzję.

Od briefu do pierwszych połączeń mija zwykle od jednego do dwóch tygodni, dłużej niż przy kampanii krajowej. Ten czas idzie na wybór rynku, zebranie listy z podstawą do kontaktu, tłumaczenie i zatwierdzenie skryptu oraz na sprawdzenie reguł kontaktu telefonicznego w kraju odbiorcy. Zaczynamy od jednego rynku i jednego języka, a kolejne dokładamy po pierwszych wynikach.

Powiązane usługi i strony

Następny krok

Policzmy, ile kontaktów z targów czeka na telefon

Napisz, na jaki rynek chcesz wejść, w jakim języku i ile kontaktów masz po ostatnich targach. Wrócimy z planem kampanii na pierwszy rynek i wyceną. Brief jest bezpłatny.

Modele współpracy

Bez zobowiązań · NDA i umowa powierzenia danych standardowo. Wolisz napisać? kontakt@telemarketing.pl