Jak zdobyć zlecenia na sprzątanie i pozyskać klientów do firmy sprzątającej na stałe umowy

Dlaczego portale zleceń nie budują portfela umów

Portal ze zleceniami działa dobrze w jednym zadaniu: szybko znaleźć pracę na dzień, w którym ekipa nie ma obiektu. Zlecenie widzi kilku lub kilkunastu wykonawców naraz, więc wygrywa ten, kto odpowie najszybciej i najtaniej. To w większości sprzątanie mieszkań, po remoncie albo jednorazowe mycie okien. Klient z portalu przy następnym zleceniu znowu wystawi je wszystkim.

Umowa na obsługę biura albo wspólnoty działa odwrotnie. Obiekt potrzebuje sprzątania co dzień albo kilka razy w tygodniu, a osoba, która za nie odpowiada, nie chce co miesiąc szukać nowej firmy. Wybiera raz, sprawdza przez kilka tygodni i zostaje, dopóki nie ma skarg. Do takiego klienta nie dociera się ogłoszeniem, tylko rozmową, wizją lokalną i ofertą dopasowaną do obiektu.

Jak firma sprzątająca pozyskuje klientów biznesowych

W biurze do 100 osób o firmie sprzątającej decyduje zwykle office manager albo kierownik administracji. W dużej firmie i w biurowcu wybiera facility manager razem z działem zakupów, często w zapytaniu ofertowym. W budynkach mieszkalnych ofertę zbiera zarządca, a zmianę wykonawcy zatwierdza wspólnota. Każda z tych osób ma inny powód do zmiany: skargi pracowników, rotacja personelu u obecnej firmy, podwyżka ceny, nowa powierzchnia po przeprowadzce.

Właściciel firmy sprzątającej zna te powody, ale nie ma kiedy dzwonić. Dzień zaczyna się od zastępstw za chorych pracowników, a kończy na kontroli obiektów. Oferta wysłana po wizji lokalnej nie dostaje powrotu przez dwa tygodnie, a zapytanie z formularza czeka do wieczora. Zewnętrzny zespół przejmuje tylko tę część, która wymaga systematyczności: pierwszą rozmowę, umawianie wizji i powroty. Wycenę, negocjację i relację z klientem zostawia Tobie.

Kiedy dzwonić, żeby zdobyć zlecenia na sprzątanie biur

Firmy planują koszty administracyjne pod koniec roku, razem z budżetem na kolejny, i wtedy decydują, czy przedłużyć umowę na sprzątanie. Wspólnoty mieszkaniowe zatwierdzają plan gospodarczy na zebraniu rocznym, które zarządca zwołuje najpóźniej w pierwszym kwartale. Rozmowa odbyta we wrześniu albo październiku trafia przed obie decyzje. Rozmowa w lutym trafia zwykle po nich.

Gdy przybywa obiektów, rośnie też administracja: comiesięczne faktury dla każdego klienta, korekty za dodatkowe prace, w 2026 roku już przez KSeF. Firmy, które dokładają kilka umów w kwartale, przenoszą to do programu do faktur z KSeF z fakturami cyklicznymi, żeby kierownik nie wystawiał co miesiąc tych samych dokumentów ręcznie.

Gdzie szukać przetargów na sprzątanie i kiedy warto startować

Zamówienia publiczne o wartości od 130 000 zł netto ogłasza się w Biuletynie Zamówień Publicznych na Platformie e-Zamówień, a powyżej progów unijnych także w Dzienniku Urzędowym UE. Usługi sprzątania biur mają kod CPV 90919200-4, co ułatwia ustawienie powiadomień. Mniejsze zamówienia szkół, urzędów i przychodni trafiają jako zapytania ofertowe do BIP zamawiającego i nie wszystkie widać w agregatorach. W przetargach wygrywa zwykle cena, więc warto je traktować jako uzupełnienie portfela, a nie jego podstawę.

Podstawa prawna telefonu do firmy

Telefon w celu marketingu bezpośredniego wymaga wcześniejszej zgody abonenta, a abonentem jest także firma. Wynika to z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, a przetwarzanie danych kontaktowych musi mieć dodatkowo podstawę w RODO. Dlatego kampanie dla firm sprzątających opieramy na zapytaniach, ofertach wysłanych po wizjach, obecnych i byłych klientach oraz bazach ze zgodą. Do osób prywatnych z ofertą sprzątania mieszkań nie dzwonimy.

Źródła: Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, Prawo zamówień publicznych, art. 2 ust. 1 pkt 1, ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 1 pkt 3, RODO (EUR-Lex).