Przejdź do treści
Dla hoteli konferencyjnych i biznesowych

Jak pozyskać klientów do hotelu z firm na konferencje, szkolenia i noclegi

Weekendy sprzedaje serwis rezerwacyjny. Dni robocze sprzedaje dział sprzedaży, któremu brakuje czasu na telefony. Dzwonimy do firm, które organizują szkolenia i wysyłają pracowników w delegacje, wracamy do wysłanych ofert i umawiamy wizyty studyjne.

Modele współpracy i ceny
  • Brief bez zobowiązań
  • NDA i umowa powierzenia danych
  • Nagranie każdej rozmowy
Menedżerka sprzedaży hotelu w sali konferencyjnej przygotowanej na spotkanie firmowe
Po rozmowie dział sprzedaży wie
  • Ile szkoleń i nocy firma ma w roku
  • Gdzie rezerwuje dziś i dlaczego
  • Kiedy wybiera obiekty na kolejny rok
W skrócie

Najpewniejszy sposób, żeby pozyskać klientów do hotelu na dni robocze i poza sezonem, to klienci firmowi: działy HR i firmy szkoleniowe, organizatorzy konferencji oraz firmy, których pracownicy regularnie nocują w okolicy. Taki klient rezerwuje bezpośrednio, bez prowizji pośrednika, i wraca co kwartał. Zdobywa się go rozmową z osobą, która w firmie rezerwuje sale i noclegi. Zewnętrzny zespół dzwoni za dział sprzedaży hotelu, wraca do wysłanych ofert i umawia wizyty studyjne. Kampania pilotażowa kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie.

Gdzie hotel traci przychód

Puste pokoje od poniedziałku do czwartku

W wielu hotelach weekend i sezon wypełniają się same, z serwisów rezerwacyjnych i powracających gości. Dni robocze zależą od firm, a firma nie trafi do hotelu z wyszukiwarki pokoi. Rezerwuje tam, gdzie ma sprawdzony obiekt, opiekuna i stawkę. Ten tydzień to schemat, a nie dane konkretnego obiektu: pokazuje, które noce wypełnia który kanał.

  • Goście indywidualni i serwisy rezerwacyjne
  • Firmy: szkolenia, konferencje, delegacje
  • Wolne pokoje do sprzedania
Do kogo dzwonimy

Sześć rodzajów klientów firmowych dla hotelu

Każdy rezerwuje w innym rytmie i u innej osoby. Na pilotaż wybieramy zwykle dwa segmenty, które pasują do Twoich sal, liczby pokoi i lokalizacji.

Działy HR i szkoleń

Szkolenia zamknięte, onboarding, warsztaty kadry. Rezerwuje specjalista HR albo asystentka zarządu, często kilka terminów w roku.

Firmy szkoleniowe

Wynajmują sale na otwarte i zamknięte szkolenia co miesiąc. Jedna stała firma szkoleniowa to kilkadziesiąt dni sali rocznie.

Organizatorzy konferencji

Agencje eventowe, stowarzyszenia branżowe, wydawcy konferencji. Szukają obiektu z dużą salą, noclegami i obsługą techniczną.

Firmy z noclegami służbowymi

Budowy, serwis, montaże, audyty. Ekipy nocują w okolicy tygodniami i potrzebują stawki, faktury zbiorczej i parkingu.

Wydarzenia firmowe

Wigilie, jubileusze, wyjazdy integracyjne i spotkania zarządu. Decyzje zapadają kilka miesięcy przed terminem.

Firmy z regionu

Lokalni producenci, kancelarie, banki i szpitale, które przyjmują gości z zewnątrz. Potrzebują jednego hotelu na stałe.

Skąd hotele biorą klientów firmowych

Pięć kanałów i co każdy daje dla dni roboczych

Hotel korzysta z kilku naraz. Różnica polega na tym, czy klient przychodzi raz, czy wraca, i ile z rezerwacji zostaje w hotelu.

Kanał Kto przychodzi Mocna strona Słaba strona
Serwisy rezerwacyjne Goście indywidualni, pojedyncze delegacje Zasięg bez wysiłku działu sprzedaży Prowizja od każdej rezerwacji, gość nie jest klientem hotelu
Katalogi sal i zapytania online Firmy porównujące kilka obiektów Gotowe zapytanie z terminem Ta sama prośba idzie do kilku hoteli, wygrywa szybsza odpowiedź
Targi i fam tripy Agencje eventowe, organizatorzy Kontakt z osobą decydującą Kilka razy w roku, potem brak powrotu do kontaktów
Polecenia i stali klienci Firmy, które już były Najwyższa marża i lojalność Nie rośnie sama, a stali klienci odchodzą po zmianie osoby
Kampania telefoniczna Firmy z segmentów, które sam wybierzesz Rozmowa przed wyborem obiektu Wymaga dobrej listy, skryptu i kilku tygodni pracy

Obecność w serwisie z wynajmem sal konferencyjnych dla firm daje zapytania od firm, które same szukają sali. Kampania telefoniczna dociera do tych, które jeszcze nie szukają, bo rezerwują od lat w tym samym obiekcie i nie wiedzą o Twojej ofercie.

Kalendarz rezerwacji firmowych

Kiedy firmy wybierają hotel na kolejne miesiące

Telefon w tygodniu wydarzenia trafia do firmy, która ma już podpisaną umowę z innym obiektem. Kampania rusza kilka tygodni przed oknem decyzji.

  1. Wrzesień i październik

    Wigilie i spotkania świąteczne

    Firmy rezerwują sale i kolacje na grudzień. Po połowie października zostają terminy, których nikt nie chciał.

  2. Październik do grudnia

    Budżet i stawki na rok

    Działy HR i zakupów planują szkolenia i noclegi na kolejny rok i wybierają obiekty, z którymi podpiszą stawki.

  3. Styczeń do marca

    Integracje i konferencje wiosenne

    Wyjazdy integracyjne na maj i czerwiec oraz konferencje branżowe rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

  4. Cały rok

    Delegacje i ekipy

    Firmy budowlane, serwisowe i audytorskie szukają noclegów na tygodnie, zwykle tuż przed startem prac w regionie.

Dlaczego oferty konferencyjne zostają bez odpowiedzi

Dział sprzedaży hotelu wysyła ofertę na szkolenie dla 30 osób i wraca do obsługi grupy, która właśnie przyjechała. Po drugiej stronie asystentka zarządu ma trzy oferty, szef jeszcze nie potwierdził terminu, a budżet na osobę jest o kilkadziesiąt złotych niższy, niż zakładała oferta. Po tygodniu wygrywa hotel, który zadzwonił i zapytał, co trzeba zmienić. W wielu obiektach jedna osoba odpowiada za sprzedaż, wesela i obsługę wydarzeń, więc na powroty nie ma czasu.

Kampania przejmuje dwie rzeczy, na które brakuje ludzi: pierwsze rozmowy z firmami, które jeszcze nie znają hotelu, i systematyczne powroty do wysłanych ofert. Dział sprzedaży dostaje zapytania z kompletem danych (termin, liczba osób, noclegi, układ sali, catering, budżet) i umówione wizyty studyjne.

Hotel konferencyjny, biznesowy w mieście czy obiekt za miastem

Skrypt zależy od obiektu. Hotel w centrum miasta rozmawia o noclegach służbowych, stawce korporacyjnej i salach na jednodniowe spotkania. Obiekt konferencyjny za miastem sprzedaje szkolenia wyjazdowe z noclegiem, integracje i konferencje z programem wieczornym. Mały hotel z jedną salą celuje w firmy szkoleniowe i lokalne firmy, a nie w kongresy. Argumenty spisujemy razem z Tobą na briefie.

Do kogo wolno dzwonić z ofertą hotelu

Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej zakazuje telefonu w celu marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody i dotyczy także numerów firmowych. Kampania opiera się więc na kontaktach z podstawą: dotychczasowych klientach firmowych, wysłanych ofertach i zapytaniach, kontaktach z targów i firmach, które zgodziły się na rozmowę. Listę dostarczoną przez hotel sprawdzamy przed pierwszym połączeniem. Co sprawdzić przed zakupem bazy, opisujemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Źródło: Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398.

Ile to kosztuje
Kampania pilotażowa
dwa segmenty firm, lista, skrypt, telefony, powroty do ofert, wizyty studyjne, nagrania, raport tygodniowy
9 900 zł netto / mies.
Stała kampania
dedykowany zespół, kolejne segmenty, stałe powroty do ofert, obsługa zapytań ze strony i katalogów sal
od 15 000 zł netto / mies.
Wszystkie modele współpracy

Jak policzyć, czy się opłaca

Policz marżę z jednego dwudniowego szkolenia z noclegiem dla grupy (sala, pokoje, wyżywienie) i pomnóż przez liczbę terminów, które firma robi w roku. Stała firma szkoleniowa albo umowa korporacyjna często przekracza koszt miesiąca kampanii już w pierwszym kwartale. Więcej o obłożeniu dni roboczych piszemy we wpisie jak zwiększyć obłożenie hotelu klientami firmowymi.

Czego nie robimy

  • Nie potwierdzamy rezerwacji i nie negocjujemy cen, to robi dział sprzedaży hotelu.
  • Nie zarządzamy cenami w serwisach rezerwacyjnych.
  • Nie dzwonimy z ofertą pobytu do osób prywatnych, oddzwaniamy tylko na ich zapytanie.
Przebieg

Od listy firm do wizyty studyjnej w hotelu

Segment i oferta decydują o tym, czy rozmowy mają sens, dlatego dwa pierwsze kroki robimy przed pierwszym telefonem.

  1. 1 Dni 1 do 3

    Segmenty i oferta

    Ustalamy, które noce i sale chcesz sprzedać, wybieramy segmenty firm i promień od hotelu. Zbieramy pakiety, które dział sprzedaży może zaproponować.

  2. 2 Dni 3 do 7

    Lista i skrypt

    Porządkujemy dotychczasowych klientów firmowych, wysłane oferty i zapytania, dokładamy firmy z podstawą do rozmowy i piszemy skrypt do zatwierdzenia.

  3. 3 Od 2. tygodnia

    Telefony i powroty

    Konsultanci ustalają liczbę szkoleń i noclegów w roku, osobę, która rezerwuje, i termin wyboru obiektu, wracają do ofert i umawiają wizyty.

  4. 4 Co tydzień

    Raport

    Liczba rozmów, zapytań ofertowych i wizyt studyjnych, powody odmów, nagrania do odsłuchu i lista ofert, do których wracamy.

Gdy hotel chce przede wszystkim terminów w kalendarzu dyrektora sprzedaży, zobacz umawianie spotkań handlowych. Firmy szkoleniowe, które wynajmują sale, same szukają klientów w działach HR, o czym piszemy we wpisie jak pozyskać klientów na szkolenia. Telefony do gości zagranicznych i biur podróży poprowadzi wielojęzyczne call center, a odbieranie zapytań w szczycie sezonu infolinia dla firm.

Najczęstsze pytania

Pytania hoteli o pozyskiwanie klientów firmowych

Hotel najpewniej pozyskuje klientów na dni robocze i poza sezonem od firm: działów HR organizujących szkolenia, firm szkoleniowych, organizatorów konferencji i firm, których pracownicy regularnie nocują w okolicy. Gość z serwisu rezerwacyjnego przyjeżdża raz i płaci prowizję pośrednikowi. Firma z podpisaną stawką korporacyjną albo stałym szkoleniem wraca co kwartał i rezerwuje bezpośrednio.

Klienta biznesowego dla hotelu pozyskuje się rozmową z osobą, która w firmie rezerwuje noclegi i sale: office managerem, asystentką zarządu, działem HR albo travel managerem. Trzeba ustalić, ile nocy i wydarzeń firma ma w roku, gdzie dziś rezerwuje i kiedy wybiera obiekty na kolejny rok. Na tej podstawie dział sprzedaży hotelu przygotowuje stawkę korporacyjną albo ofertę konferencyjną.

U nas kampania pilotażowa kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie i obejmuje listę firm, skrypt, telefony, kwalifikację zapytań, umawianie spotkań i wizyt studyjnych, nagrania i raport tygodniowy. Stała kampania to retainer od 15 000 zł netto miesięcznie. Nie bierzemy prowizji od rezerwacji. Pilotaż zwraca się, gdy marża z kilku pozyskanych szkoleń lub jednej stałej umowy korporacyjnej przekracza koszt miesiąca.

Wigilie i spotkania świąteczne firmy rezerwują zwykle od września do października, wyjazdy integracyjne na wiosnę i wczesne lato kilka miesięcy wcześniej, a stawki korporacyjne i harmonogram szkoleń na kolejny rok ustalają jesienią, razem z budżetem. Kampania ma sens kilka tygodni przed tymi oknami, a nie w tygodniu wydarzenia.

Nie. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na telefon w celu marketingu bezpośredniego. Do osób prywatnych oddzwaniamy tylko wtedy, gdy same wysłały zapytanie o pobyt, wesele albo przyjęcie. Kampanie wychodzące prowadzimy do firm z podstawą do kontaktu: dotychczasowych klientów hotelu, zapytań bez odpowiedzi, kontaktów z targów i firm, które zgodziły się na rozmowę.

Tak, to zwykle najszybszy zysk z pilotażu. Hotel wysyła ofertę konferencyjną i czeka, a klient porównuje trzy obiekty. Dzwonimy w ciągu kilku dni od wysłania oferty, pytamy, co trzeba zmienić (termin, liczba osób, budżet na osobę, catering), i przekazujemy to działowi sprzedaży razem z terminem decyzji.

Nie negocjujemy cen i nie potwierdzamy rezerwacji. Konsultant zbiera dane do oferty: termin, liczbę uczestników i noclegów, układ sali, catering i budżet na osobę, a potem umawia rozmowę albo wizytę studyjną z Twoim działem sprzedaży. Cenę i warunki zawsze ustala hotel. Możemy natomiast powiedzieć o ofercie, którą hotel zatwierdzi w skrypcie.

Pierwsze telefony ruszają zwykle od siedmiu do dziesięciu dni roboczych od briefu. W tym czasie ustalamy segmenty (szkolenia, konferencje, noclegi firmowe, wydarzenia), porządkujemy Twoją bazę dotychczasowych klientów i wysłanych ofert i piszemy skrypt, który zatwierdzasz. Raport z liczbą rozmów, zapytań ofertowych, wizyt studyjnych i powodami odmów dostajesz po pierwszym tygodniu.

Powiązane usługi i strony

Następny krok

Otrzymaj darmowy plan kampanii wraz z kosztami

Podaj stronę hotelu i które noce lub sale chcesz sprzedać firmom. Przygotujemy plan kampanii z segmentami, zarysem skryptu, liczbą połączeń i kosztem za zapytanie ofertowe lub wizytę studyjną.

Modele współpracy

Bez zobowiązań · NDA i umowa powierzenia danych standardowo. Wolisz napisać? kontakt@telemarketing.pl