Jak pozyskać klientów na szkolenia firmowe przez telefon i ile to kosztuje

Krótka odpowiedź

Klientów na szkolenia firmowe najpewniej pozyskuje się rozmową z osobą, która w firmie planuje rozwój pracowników: dyrektorem HR, specjalistą do spraw szkoleń albo szefem działu, który zgłasza potrzebę. Decyzje o budżecie na kolejny rok zapadają zwykle jesienią, a wnioski o dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego składa się w naborach ogłaszanych przez urzędy pracy, najczęściej na początku roku. Kampania telefoniczna, która trafia przed te terminy, daje spotkania z osobami z budżetem. U nas pilotaż kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie.

Kto w firmie kupuje szkolenia

Firma szkoleniowa, która dzwoni „do działu HR”, zwykle trafia na recepcję albo na skrzynkę ogólną. Decyzja o szkoleniu zamkniętym ma w średniej i dużej firmie trzech, czasem czterech uczestników, i każdy z nich słucha innych argumentów. Rozmowę zaczynamy od ustalenia, kto zgłasza potrzebę, kto ma budżet i kto podpisuje zamówienie.

W firmie do kilkudziesięciu osób wszystkie te role często łączy właściciel albo dyrektor operacyjny. Wtedy jedna rozmowa wystarczy, ale trzeba trafić w moment, gdy problem jest świeży: nowy zespół sprzedaży, zmiana systemu, rosnąca rotacja. W większej firmie najlepiej zaczynać od szefa działu z problemem, bo to on potem prosi HR o budżet.

Kiedy firmy decydują o szkoleniach

Większość firm planuje budżet na rozwój pracowników jesienią, razem z budżetem na kolejny rok. Oferta, która trafia do HR w listopadzie, ma szansę wejść do planu. Ta sama oferta wysłana w marcu czeka zwykle do kolejnego cyklu, chyba że dział ma nagłą potrzebę. Drugie okno otwiera Krajowy Fundusz Szkoleniowy: urzędy pracy ogłaszają nabory wniosków, a pracodawca może dostać zwrot 80 procent kosztów kształcenia pracowników, mikroprzedsiębiorstwo nawet 100 procent. Na 2026 rok priorytety obejmują między innymi zarządzanie i komunikację w firmie oraz umiejętności cyfrowe, w tym AI.

Dla firmy szkoleniowej to prosta wskazówka: kampanię do nowych klientów zaczynaj we wrześniu, a do firm, które mogą skorzystać z dofinansowania, dzwoń przed naborem w ich powiecie. Wniosek składa pracodawca, więc rozmowa dotyczy tego, czy Twój program pasuje do priorytetów i czy firma chce go zgłosić. Ten sam kalendarz obowiązuje szkoły, które sprzedają firmom kursy dla pracowników, o czym piszemy na stronie jak pozyskać klientów do szkoły językowej.

Źródło: Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026, Grodzki Urząd Pracy w Krakowie.

Ile kosztuje każdy kanał pozyskania klienta

Firmy szkoleniowe łączą zwykle kilka kanałów. Różnią się tym, kto wybiera klienta i jak długo trzeba czekać na pierwsze zlecenie. Poniżej porównanie bez kwot, których nie da się uczciwie uśrednić, i z kwotami tam, gdzie są jawne.

Pełny rachunek etatu handlowca w 2026 roku, ze składkami, PPK i kosztem rekrutacji, rozpisaliśmy we wpisie o kosztach outsourcingu sprzedaży. Jak wygląda zlecona kampania od listy firm do spotkania w kalendarzu, opisujemy na stronie pozyskiwanie klientów przez telefon.

Jak policzyć, czy kampania się zwraca

Potrzebujesz trzech liczb: marży z jednego szkolenia zamkniętego, odsetka spotkań, które kończą się zamówieniem, i tego, ile razy przeciętny klient wraca w ciągu roku. Załóżmy dla przykładu, że dwudniowe szkolenie dla grupy zostawia Ci 8 000 zł marży, co piąte spotkanie z HR kończy się zamówieniem, a klient zamawia dwa szkolenia w roku. Jeden nowy klient to wtedy 16 000 zł marży rocznie, czyli więcej niż miesiąc pilotażu.

Kampania, która w miesiąc da dziesięć spotkań, przy tych założeniach przynosi dwóch klientów i zwraca się z nawiązką w pierwszym roku. Wpisz własne liczby. Brakującą, czyli ile telefonów trzeba na jedno spotkanie z HR na Twoim rynku, pokaże pierwszy miesiąc kampanii. Ogólny rachunek kosztu spotkania znajdziesz w tekście o tym, ile kosztuje umówione spotkanie B2B.

Jak wygląda rozmowa z działem HR

Krótko i o problemie, a nie o katalogu. Konsultant przedstawia się, podaje powód telefonu, na przykład zapytanie z formularza, rozmowę na konferencji HR albo wcześniejsze szkolenie w tej firmie, i pyta, czy temat, w którym się specjalizujesz, jest w planie na kolejny rok. Potem ustala, kto zgłasza potrzebę, ile osób obejmie szkolenie, kiedy zapada decyzja i czy firma planuje wniosek o dofinansowanie.

W dużych firmach ofertę ocenia potem dział zakupów, który zestawia propozycje kilku dostawców, coraz częściej na platformie zakupowej porównującej oferty. Dlatego w notatce po rozmowie zapisujemy też, jakie kryteria będą porównywane: cena za dzień, liczba uczestników, materiały, certyfikat, ankieta po szkoleniu. Twoja oferta trafia wtedy w te same rubryki. Wynikiem rozmowy jest spotkanie online z Twoim trenerem albo handlowcem, wpisane do kalendarza. Tak działa nasze umawianie spotkań handlowych.

Pamiętaj o zasadach. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na telefon w celu marketingu bezpośredniego, także na numer firmowy. Kampanię opieramy więc na kontaktach z podstawą: dotychczasowych klientach, uczestnikach Twoich szkoleń otwartych, zapytaniach i osobach, które zgodziły się na kontakt, na przykład po webinarze. O tym, jak sprawdzić listę firm przed kampanią, piszemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Kiedy telefon się nie opłaca

Kampania telefoniczna nie ma sensu, gdy sprzedajesz głównie szkolenia otwarte dla osób prywatnych, bo do nich nie wolno dzwonić z ofertą bez zgody, a marża z jednego uczestnika nie pokryje kosztu rozmów. Nie ma też sensu, gdy nie masz trenera, który w ciągu kilku tygodni poprowadzi szkolenie zamknięte, albo gdy przeciętne zlecenie jest tak małe, że dziesięciu nowych klientów nie pokryje miesiąca kampanii.

Jeśli żadna z tych przeszkód Cię nie dotyczy, wyślij brief: adres strony, jakie szkolenia chcesz sprzedawać firmom i jaki wynik chcesz osiągnąć, na przykład piętnaście spotkań z działami HR przed końcem roku. Wrócimy z planem kampanii i kosztami. Wszystkie modele współpracy są w cenniku.