Przejdź do treści
Etap przedsądowy

Telewindykacja miękka, czyli telefoniczne odzyskiwanie należności

Większość faktur nie jest opłacona nie ze złej woli, tylko dlatego, że nikt o nich nie przypomniał. Dzwonimy, ustalamy powód opóźnienia i realny termin zapłaty, zanim sprawa trafi do prawnika.

  • Brief bez zobowiązań
  • NDA i umowa powierzenia danych
  • Nagranie każdej rozmowy
Ton rozmowy: twarde zasady
  • Bez gróźb i bez straszenia konsekwencjami
  • Bez kontaktu z osobami trzecimi w sprawie długu
  • Bez presji czasowej i bez podnoszenia głosu
  • Rozmowa o fakturze, nie ocena rozmówcy
  • Każda rozmowa nagrana i dostępna do audytu

Windykacja miękka ma odzyskać pieniądze i zachować klienta. Te dwa cele nie są sprzeczne, dopóki rozmowa pozostaje rzeczowa.

Etapy

Gdzie kończy się nasza rola

Prowadzimy wyłącznie etap przedsądowy. Nie jesteśmy kancelarią i nie prowadzimy postępowań.

  1. 01 nasz zakres

    Przypomnienie

    Krótko po terminie. Często wystarcza: faktura zginęła w skrzynce albo czeka na akceptację.

  2. 02 nasz zakres

    Ustalenie powodu

    Rozmowa o tym, co blokuje płatność. Czasem to spór o zakres, a nie brak pieniędzy.

  3. 03 nasz zakres

    Deklaracja i termin

    Ustalamy konkretną datę i zapisujemy ją. Dzwonimy ponownie przed jej upływem.

  4. 04 poza zakresem

    Przekazanie sprawy

    Jeśli deklaracje nie są dotrzymywane, sprawa wraca do Ciebie z pełną historią kontaktu.

Dlaczego dział księgowości nie powinien tego robić sam

Nie dlatego, że nie potrafi. Dlatego, że osoba, która wystawia faktury i pilnuje zamknięcia miesiąca, ma na tę pracę kilka godzin, a rozmowa windykacyjna wymaga powtarzalności. Faktura, o której przypomniano raz i nikt nie wrócił do tematu, zachowuje się dokładnie tak, jak faktura, o której nie przypomniano wcale.

Drugi powód jest relacyjny. Rozmowa o pieniądzach prowadzona przez osobę, która na co dzień obsługuje tego klienta, bywa niezręczna dla obu stron. Zewnętrzny zespół prowadzi ją w tonie proceduralnym, co paradoksalnie łatwiej znieść.

Co dostajesz w raporcie

Raport z kampanii windykacyjnej wygląda inaczej niż raport sprzedażowy. Liczą się trzy rzeczy: ile spraw udało się skontaktować, ile zakończyło się deklaracją zapłaty z konkretną datą i ile z tych deklaracji zostało dotrzymanych. Do tego dochodzi lista powodów opóźnienia, która często jest sama w sobie wartościowa, bo pokazuje powtarzalny problem w procesie sprzedaży albo w treści faktury. Każda rozmowa jest nagrana i transkrybowana na naszej platformie, więc przy sporze o treść ustaleń istnieje materiał źródłowy.

Telewindykację prowadzimy zwykle jako dodatkowy strumień w ramach retainera, obok kanału sprzedaży, albo jako osobną kampanię pilotażową na jednej partii faktur. Modele opisuje cennik.

Dane dłużników są danymi osobowymi, więc kampania rusza po podpisaniu umowy powierzenia przetwarzania. Szczegóły opisaliśmy w polityce prywatności.

Najczęstsze powody opóźnienia
  • faktura nie dotarła do właściwej osoby
  • brak akceptacji po stronie zamawiającego
  • spór co do zakresu wykonanej usługi
  • ustalony wewnętrznie termin płatności zbiorczej
  • realne problemy z płynnością

Tylko ostatni punkt jest naprawdę problemem finansowym. Pozostałe da się rozwiązać rozmową.

Przykładowa ścieżka

Jak wygląda obsługa jednej faktury, dzień po dniu

Poniżej typowy scenariusz kampanii przypominającej dla faktury z 14-dniowym terminem płatności. To przykład ilustrujący sposób pracy, a nie obietnica wyniku ani statystyka z naszych kampanii.

  1. D+3

    Pierwszy kontakt

    Krótki telefon do osoby odpowiedzialnej za płatności. Nie pytamy „dlaczego nie zapłacone”, tylko potwierdzamy, że faktura dotarła i trafiła do obiegu. Część spraw kończy się już na tym etapie, bo dokument leżał w spamie albo czekał na akceptację przełożonego.

  2. D+4

    Domknięcie formalne

    Jeśli faktura nie dotarła, wysyłamy ją ponownie na wskazany adres i zapisujemy nowy kontakt do osoby decyzyjnej. Ta informacja zostaje w Twojej bazie na stałe, więc następna faktura do tego klienta trafia od razu we właściwe miejsce.

  3. D+10

    Ustalenie powodu

    Rozmowa merytoryczna o tym, co blokuje płatność. Rozdzielamy tu spór o zakres usługi od problemu z płynnością, bo to dwie różne sprawy i wracają do Ciebie różnymi drogami: pierwsza do handlowca, druga do decyzji o dalszych krokach.

  4. D+11

    Deklaracja z datą

    Zamykamy rozmowę konkretną datą zapłaty wskazaną przez dłużnika, nie przez nas. Data narzucona z zewnątrz jest deklaracją pustą; data podana przez rozmówcę bywa dotrzymywana, bo jest jego własnym zobowiązaniem.

  5. D+17

    Telefon przed terminem

    Dzwonimy dzień przed deklarowaną datą, nie po niej. To najtańszy telefon w całej ścieżce: przypomina o zobowiązaniu, zanim zostanie złamane, i nie wymaga zmiany tonu rozmowy.

  6. D+24

    Zamknięcie albo zwrot sprawy

    Płatność zaksięgowana kończy sprawę. Druga niedotrzymana deklaracja kończy nasz zakres: sprawa wraca do Ciebie z pełną historią kontaktu, nagraniami i notatką, gotowa do przekazania kancelarii. Nie prowadzimy trzeciej i czwartej rundy przypominania.

Cała ścieżka mieści się w około trzech tygodniach i w czterech rozmowach. To świadomy limit: kampania windykacyjna, która ciągnie się miesiącami, przestaje być przypomnieniem, a zaczyna być nękaniem, i traci obie rzeczy naraz, czyli pieniądze i klienta. Liczbę kontaktów i odstępy ustawiamy razem z Tobą przed startem, bo inaczej wyglądają one przy fakturze na kilkaset złotych, a inaczej przy kontrakcie rozliczanym kwartalnie.

Elementy kanału sprzedaży i branże

Następny krok

Wyślij brief, a zaproponujemy model współpracy

Opisz ofertę, ICP i rynek. Wrócimy z pytaniami, propozycją modelu (pilotaż, retainer, opłata za spotkanie albo sales desk) i wyceną. Brief jest bezpłatny i do niczego nie zobowiązuje.

Modele współpracy

Bez zobowiązań · NDA i umowa powierzenia danych standardowo. Wolisz napisać? kontakt@telemarketing.pl