Przejdź do treści
Telemarketing pl
Etap przedsądowy

Telewindykacja miękka: telefoniczne odzyskiwanie należności

Większość faktur nie jest opłacona nie ze złej woli, tylko dlatego, że nikt o nich nie przypomniał. Dzwonimy, ustalamy powód opóźnienia i realny termin zapłaty, zanim sprawa trafi do prawnika.

Zobacz modele rozliczeń

Bezpłatna wycena · Bez zobowiązań · Umowa powierzenia danych (RODO) standardowo

Ton rozmowy: twarde zasady

  • Bez gróźb i bez straszenia konsekwencjami
  • Bez kontaktu z osobami trzecimi w sprawie długu
  • Bez presji czasowej i bez podnoszenia głosu
  • Rozmowa o fakturze, nie ocena rozmówcy
  • Każda rozmowa nagrana i dostępna do audytu

Windykacja miękka ma odzyskać pieniądze i zachować klienta. Te dwa cele nie są sprzeczne, dopóki rozmowa pozostaje rzeczowa.

Etapy

Gdzie kończy się nasza rola

Prowadzimy wyłącznie etap przedsądowy. Nie jesteśmy kancelarią i nie prowadzimy postępowań.

  1. 01 nasz zakres

    Przypomnienie

    Krótko po terminie. Często wystarcza: faktura zginęła w skrzynce albo czeka na akceptację.

  2. 02 nasz zakres

    Ustalenie powodu

    Rozmowa o tym, co blokuje płatność. Czasem to spór o zakres, a nie brak pieniędzy.

  3. 03 nasz zakres

    Deklaracja i termin

    Ustalamy konkretną datę i zapisujemy ją. Dzwonimy ponownie przed jej upływem.

  4. 04 poza zakresem

    Przekazanie sprawy

    Jeśli deklaracje nie są dotrzymywane, sprawa wraca do Ciebie z pełną historią kontaktu.

Dlaczego dział księgowości nie powinien tego robić sam

Nie dlatego, że nie potrafi. Dlatego, że osoba, która wystawia faktury i pilnuje zamknięcia miesiąca, ma na tę pracę kilka godzin, a rozmowa windykacyjna wymaga powtarzalności. Faktura, o której przypomniano raz i nikt nie wrócił do tematu, zachowuje się dokładnie tak, jak faktura, o której nie przypomniano wcale.

Drugi powód jest relacyjny. Rozmowa o pieniądzach prowadzona przez osobę, która na co dzień obsługuje tego klienta, bywa niezręczna dla obu stron. Zewnętrzny konsultant prowadzi ją w tonie proceduralnym, co paradoksalnie łatwiej znieść.

Co dostajesz w raporcie

Raport z kampanii windykacyjnej wygląda inaczej niż raport sprzedażowy. Liczą się trzy rzeczy: ile spraw udało się skontaktować, ile zakończyło się deklaracją zapłaty z konkretną datą i ile z tych deklaracji zostało dotrzymanych. Do tego dochodzi lista powodów opóźnienia, która często jest sama w sobie wartościowa, bo pokazuje powtarzalny problem w procesie sprzedaży albo w treści faktury.

Dane dłużników są danymi osobowymi, więc kampania rusza po podpisaniu umowy powierzenia przetwarzania. Szczegóły opisaliśmy w polityce prywatności.

Najczęstsze powody opóźnienia
  • faktura nie dotarła do właściwej osoby
  • brak akceptacji po stronie zamawiającego
  • spór co do zakresu wykonanej usługi
  • ustalony wewnętrznie termin płatności zbiorczej
  • realne problemy z płynnością

Tylko ostatni punkt jest naprawdę problemem finansowym. Pozostałe da się rozwiązać rozmową.

Przykładowa ścieżka

Jak wygląda obsługa jednej faktury, dzień po dniu

Poniżej typowy scenariusz kampanii przypominającej dla faktury z 14-dniowym terminem płatności. To przykład ilustrujący sposób pracy, a nie obietnica wyniku ani statystyka z naszych kampanii.

  1. D+3

    Pierwszy kontakt

    Krótki telefon do osoby odpowiedzialnej za płatności. Nie pytamy „dlaczego nie zapłacone”, tylko potwierdzamy, że faktura dotarła i trafiła do obiegu. Część spraw kończy się już na tym etapie, bo dokument leżał w spamie albo czekał na akceptację przełożonego.

  2. D+4

    Domknięcie formalne

    Jeśli faktura nie dotarła, wysyłamy ją ponownie na wskazany adres i zapisujemy nowy kontakt do osoby decyzyjnej. Ta informacja zostaje w Twojej bazie na stałe, więc następna faktura do tego klienta trafia od razu we właściwe miejsce.

  3. D+10

    Ustalenie powodu

    Rozmowa merytoryczna o tym, co blokuje płatność. Rozdzielamy tu spór o zakres usługi od problemu z płynnością, bo to dwie różne sprawy i wracają do Ciebie różnymi drogami: pierwsza do handlowca, druga do decyzji o dalszych krokach.

  4. D+11

    Deklaracja z datą

    Zamykamy rozmowę konkretną datą zapłaty wskazaną przez dłużnika, nie przez nas. Data narzucona z zewnątrz jest deklaracją pustą; data podana przez rozmówcę bywa dotrzymywana, bo jest jego własnym zobowiązaniem.

  5. D+17

    Telefon przed terminem

    Dzwonimy dzień przed deklarowaną datą, nie po niej. To najtańszy telefon w całej ścieżce: przypomina o zobowiązaniu, zanim zostanie złamane, i nie wymaga zmiany tonu rozmowy.

  6. D+24

    Zamknięcie albo zwrot sprawy

    Płatność zaksięgowana kończy sprawę. Druga niedotrzymana deklaracja kończy nasz zakres: sprawa wraca do Ciebie z pełną historią kontaktu, nagraniami i notatką, gotowa do przekazania kancelarii. Nie prowadzimy trzeciej i czwartej rundy przypominania.

Cała ścieżka mieści się w około trzech tygodniach i w czterech rozmowach. To świadomy limit: kampania windykacyjna, która ciągnie się miesiącami, przestaje być przypomnieniem, a zaczyna być nękaniem, i traci obie rzeczy naraz, czyli pieniądze i klienta. Liczbę kontaktów i odstępy ustawiamy razem z Tobą przed startem, bo inaczej wyglądają one przy fakturze na kilkaset złotych, a inaczej przy kontrakcie rozliczanym kwartalnie.

Powiązane usługi call center

Następny krok

Zamów bezpłatną wycenę kampanii

Powiedz nam, do kogo mamy zadzwonić i po co. Wrócimy z pytaniami o bazę i cel, a potem z wyceną. Zapytanie jest bezpłatne i do niczego nie zobowiązuje.

Bezpłatna wycena · Bez zobowiązań · Umowa powierzenia danych (RODO) standardowo

Wolisz napisać? app@telemarketing.pl