Jak pozyskać klientów do biura podróży wśród firm i ile to kosztuje

Krótka odpowiedź

Biuro podróży najstabilniej pozyskuje klientów wśród firm: kupują wyjazdy integracyjne, wyjazdy motywacyjne dla handlowców i partnerów, wyjazdy na targi i konferencje oraz stałą obsługę podróży służbowych. Firma wraca co roku i płaci za całą grupę naraz, a klient indywidualny porównuje ceny w kilku serwisach przy każdym urlopie. Klienta firmowego zdobywa się rozmową z działem HR, marketingu albo zarządem, kilka miesięcy przed wyjazdem. U nas kampania pilotażowa do takich firm kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie.

Jakie firmy kupują wyjazdy od biura podróży

Nie każda firma jest klientem dla każdego biura. Biuro, które ma dobre kontakty w kilku krajach i umie obsłużyć grupę od lotniska do kolacji, sprzedaje wyjazdy motywacyjne i integracyjne. Biuro z mocnym zapleczem biletowym lepiej sprzedaje stałą obsługę podróży służbowych. Zanim zaczniesz szukać klientów, wybierz dwa produkty, które robisz najlepiej, i szukaj firm, które kupują właśnie je.

Dobrzy kandydaci to zwykle firmy od kilkudziesięciu pracowników w górę: dystrybutorzy i producenci, którzy nagradzają handlowców i partnerów, firmy farmaceutyczne i finansowe z rozbudowanymi zespołami sprzedaży, software house'y i centra usług, które dbają o zespoły, oraz eksporterzy jeżdżący na zagraniczne targi. Wspólny mianownik jest prosty: firma ma budżet na ludzi albo na sprzedaż i wydaje go co roku.

Do kogo w firmie dzwonić

Najczęstszy błąd to telefon do recepcji z pytaniem, kto zajmuje się wyjazdami. Odpowiedź zależy od produktu, dlatego konsultant pyta od razu o konkretną osobę, a nie o dział.

Wyjazd motywacyjny ma dodatkową zaletę: decyzję podejmuje dział sprzedaży, który sam myśli liczbami. Jeśli konkurs dla dealerów ma podnieść sprzedaż o konkretną kwotę, koszt wyjazdu dla zwycięzców łatwo uzasadnić, a biuro, które pomoże ułożyć zasady konkursu, staje się partnerem, a nie dostawcą biletów.

Kiedy firmy wybierają biuro podróży

Telefon w maju z ofertą integracji na czerwiec trafia do firmy, która ma już podpisaną umowę. Wyjazdy grupowe planuje się z wyprzedzeniem, bo trzeba zarezerwować hotel, przeloty i program dla kilkudziesięciu osób. W praktyce wiosenne i letnie integracje firmy wybierają zwykle jesienią i zimą, razem z budżetem na kolejny rok, a wyjazdy motywacyjne w momencie ogłoszenia konkursu, czyli kilka miesięcy przed jego końcem. Targi mają stałe terminy, więc wystawców warto łapać zaraz po zgłoszeniu udziału. Podróże służbowe da się sprzedawać przez cały rok, ale najłatwiej przy zmianie budżetów i polityki kosztów, czyli na przełomie roku.

Ile kosztuje każdy kanał

Biura łączą zwykle kilka kanałów. Różnią się tym, czy trafiają do osoby, która w firmie decyduje, i ile czasu zabierają zespołowi, który jednocześnie obsługuje grupy w trakcie wyjazdu. Kwot, których nie da się uczciwie uśrednić, nie podajemy.

Reklama i portale przyprowadzają firmy, które już zbierają oferty, więc biuro konkuruje ceną od pierwszej wiadomości. Telefon dociera do firm, które jeszcze nie szukają, bo co roku jadą z tym samym biurem albo organizują wyjazd sami. Z nimi rozmawia się o programie i wygodzie, nie o kilkudziesięciu złotych różnicy na osobie. Kto w zespole ma to robić i ile kosztuje etat, porównujemy we wpisie ile kosztuje outsourcing sprzedaży.

Jak policzyć zwrot z kampanii

Potrzebujesz trzech liczb: marży z jednego wyjazdu firmowego, liczby wyjazdów, które firma robi w roku, i odsetka rozmów, które kończą się zapytaniem ofertowym. Załóżmy dla przykładu, że trzydniowa integracja dla czterdziestu osób zostawia biuru 12 000 zł marży, a firma robi jeden taki wyjazd rocznie i jeden wyjazd motywacyjny dla najlepszych handlowców. Jeden stały klient to wtedy ponad 20 000 zł marży w roku, czyli więcej niż dwa miesiące pilotażu, a w kolejnym roku firma wraca bez kosztu pozyskania.

To są przykładowe założenia, wpisz własne. Najtrudniejszą liczbę, czyli ile rozmów potrzeba na jedno zapytanie ofertowe w Twoim segmencie, pokaże pierwszy miesiąc kampanii. Ogólny rachunek kosztu rozmowy z firmą jest we wpisie ile kosztuje umówione spotkanie B2B. Biura, które obsługują także konferencje z noclegiem w Polsce, mogą łączyć kampanię z ofertą sprawdzonych obiektów, tak jak hotele, o których piszemy na stronie jak pozyskać klientów do hotelu.

Co przygotować przed pierwszym telefonem

Konsultant sprzeda tylko to, co biuro umie szybko wycenić. Przed startem warto mieć trzy rzeczy. Po pierwsze, dwa albo trzy gotowe szkielety wyjazdów z orientacyjnym zakresem cen na osobę, na przykład integrację w Polsce, krótki wyjazd do europejskiej stolicy i wyjazd motywacyjny w ciepłe miejsce. Po drugie, osobę, która odpowie na zapytanie z kampanii w ciągu jednego, dwóch dni, bo firma porównuje kilka biur. Po trzecie, listę usług dodatkowych, które odróżniają ofertę: program wieczoru, transfer z firmy na lotnisko, ubezpieczenie grupy, opiekun na miejscu. Wieczór galowy na wyjeździe motywacyjnym często decyduje o ocenie całego wyjazdu, więc warto mieć sprawdzonych partnerów do oprawy artystycznej wieczornej gali.

Do tego dochodzi lista kontaktów. Najlepiej zacząć od firm, które już kupiły u Ciebie wyjazd albo pytały o ofertę, i od ofert wysłanych w ostatnich miesiącach bez odpowiedzi. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na telefon w celu marketingu bezpośredniego, także na numer firmowy, więc nowe firmy dokładamy tylko z podstawą do rozmowy. Jak sprawdzić bazę przed kampanią, opisujemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Źródło: Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398.

Jeśli wiesz już, które produkty chcesz sprzedawać firmom, wyślij brief: adres strony biura, co mamy promować i jaki wynik chcesz osiągnąć, na przykład piętnaście spotkań z działami HR i sprzedaży przed końcem roku. Wrócimy z planem kampanii i kosztami. Jak przebiega kampania niezależnie od branży, pokazujemy na stronie pozyskiwanie klientów przez telefon, a gdy zależy Ci przede wszystkim na terminach w kalendarzu, zobacz umawianie spotkań handlowych. Wszystkie modele współpracy są w cenniku.