Stałe zlecenia transportowe i koszt pozyskania stałego klienta dla firmy transportowej

Krótka odpowiedź

Stałe zlecenia transportowe najtaniej pozyskuje się bezpośrednio od nadawców ładunków, którzy wysyłają towar co tydzień na te same trasy. Giełda transportowa kosztuje od kilkudziesięciu euro do kilkuset złotych miesięcznie, ale daje głównie pojedyncze frachty. Handlowiec na etacie to około 8 500 zł miesięcznie samego wynagrodzenia ze składkami. Telefoniczny kanał sprzedaży u nas zaczyna się od kampanii pilotażowej za 9 900 zł netto miesięcznie, a stała współpraca to retainer od 15 000 zł netto miesięcznie. Porównuj kanały kosztem jednego stałego nadawcy i marżą, jaką ten nadawca da w roku, a nie ceną miesiąca.

Ile kosztuje giełda transportowa?

Giełdy podają ceny abonamentów, ale zależą one od pakietu, liczby stanowisk i okresu umowy. TIMOCOM podaje na swoim blogu, że abonament na transport międzynarodowy zaczyna się od 71,62 euro miesięcznie, a na transport krajowy od 5,88 euro, z ceną zależną od okresu umowy, cyklu płatności i liczby stanowisk. Trans.eu w 2023 roku podawał abonament przewoźnika na poziomie 490 zł netto miesięcznie (441 zł przy płatności rocznej), a aktualne cenniki udostępnia w plikach PDF na stronie cennika. Giełda prywatna dla nadawców, czyli narzędzie, w którym firma produkcyjna zaprasza wybranych przewoźników, zaczyna się tam od 675 zł netto miesięcznie.

Sam abonament to niewielka część kosztu. Większa jest ukryta w stawce: na otwartej giełdzie o ten sam ładunek walczy wielu przewoźników, więc cena frachtu spada do poziomu, na którym ktoś jeszcze się zgodzi. Giełda świetnie wypełnia puste przebiegi i dni bez stałej trasy. Stałego klienta daje rzadko, bo zleceniodawca, który raz wystawił ładunek wszystkim, przy następnym zrobi to samo.

Warto też zauważyć, że duże firmy produkcyjne coraz częściej korzystają z giełd prywatnych. To oznacza, że najlepsze stałe trasy w ogóle nie trafiają na otwartą giełdę. Dostają je przewoźnicy zaproszeni do grupy, a zaprasza ich osoba od logistyki, z którą ktoś wcześniej rozmawiał.

Przetargi transportowe, w których kosztem jest czas

Przetargi na usługi transportowe ogłaszają zarówno firmy prywatne (na platformach przetargowych i w giełdach), jak i zamawiający publiczni. Udział zwykle nic nie kosztuje, ale przygotowanie oferty zajmuje spedytorowi albo właścicielowi od kilku godzin do kilku dni: kalkulacja tras, dokumenty, polisy OCP, referencje. W przetargach publicznych ofertę składa się elektronicznie i trzeba ją podpisać. Powyżej progów unijnych wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 63 ust. 1 Prawa zamówień publicznych), więc firma, która chce startować regularnie, potrzebuje kwalifikowanego podpisu dla osoby składającej oferty jeszcze przed pierwszym przetargiem.

Główna wada przetargu to kryterium. Jeśli nadawca nie zna przewoźnika, porównuje przede wszystkim cenę. Przewoźnik, który rozmawiał z logistyką przed ogłoszeniem, wie, co nie działało u poprzedniego wykonawcy, i może to wpisać do oferty. Dlatego przetarg sam w sobie jest tani, ale wygrany przetarg zwykle zaczyna się od rozmowy kilka tygodni wcześniej.

Handlowiec albo spedytor na etat

W wielu firmach transportowych pozyskiwaniem nadawców zajmuje się spedytor obok obsługi zleceń. To najtańsze rozwiązanie na papierze i najdroższe w praktyce, bo obsługa zawsze wygrywa z telefonem do nowego klienta. Wycena wysłana w poniedziałek nie dostaje powrotu, bo we wtorek auto stoi na rozładunku, a w środę kierowca ma problem na granicy.

Osobny handlowiec rozwiązuje ten problem, ale kosztuje. Przy pensji 7 000 zł brutto pracodawca płaci około 8 540 zł miesięcznie samego wynagrodzenia ze składkami i PPK, czyli ponad 102 000 zł rocznie, zanim doliczy samochód, telefon, CRM i premie. Pełny rachunek etatu rozpisaliśmy we wpisie outsourcing sprzedaży: koszty. Do tego dochodzi czas: nowy handlowiec zwykle potrzebuje kilku miesięcy, zanim zbuduje własną listę nadawców i pierwsze stałe trasy.

Kampania telefoniczna do nadawców

Czwarty kanał to zlecenie pierwszego kontaktu zewnętrznemu zespołowi. Konsultant dzwoni do nadawców, z którymi firma ma podstawę do kontaktu (zapytania, wysłane wyceny, obecni i byli klienci, bazy ze zgodą), zbiera dane do wyceny, wraca do ofert po kilku dniach i ustala, kiedy nadawca wybiera przewoźnika. Stawkę liczy i negocjuje Twój spedytor, bo tylko on zna koszty floty i trasy powrotne.

U nas kampania pilotażowa kosztuje 9 900 zł netto miesięcznie (od 1 do 3 SDR-ów, nagrania i raport tygodniowy), a stała współpraca to retainer od 15 000 do 50 000 zł netto miesięcznie. Zakres dla przewoźników i spedycji opisuje strona pozyskiwanie klientów w transporcie i spedycji. Kampania nie zastępuje spedytora, tylko zdejmuje z niego tę część pracy, która wymaga systematyczności: pierwszą rozmowę i powroty.

Ważna uwaga prawna: telefon w celu marketingu bezpośredniego wymaga wcześniejszej zgody abonenta, także gdy abonentem jest firma (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Kampania oparta na numerach wypisanych z katalogu firm to ryzyko skargi. Dlatego lista do kampanii to przede wszystkim kontakty, które same zgłosiły się do firmy albo zgodziły się na telefon. O tym, czego wymagać od kupowanej listy, piszemy we wpisie o bazie firm B2B do telefonów.

Porównanie czterech kanałów

Tabela zestawia koszt i to, jakiego klienta daje każdy kanał. Kwoty to ceny publikowane przez dostawców albo nasze, a nie średnie rynkowe.

Z tabeli wynika coś, co łatwo przeoczyć: te kanały się nie wykluczają. Giełda zostaje jako uzupełnienie, przetarg jest miejscem podpisania umowy, a telefon do nadawcy sprawia, że do tego przetargu jesteś zaproszony i znasz jego kontekst.

Ile wart jest stały klient w transporcie

Żeby porównać kanały, trzeba znać wartość jednego stałego nadawcy. Przykład na założeniach, nie na danych rynkowych: stała trasa z dwoma kursami tygodniowo i marżą 400 zł na kursie daje około 800 zł marży tygodniowo, czyli około 3 500 zł miesięcznie i ponad 40 000 zł w roku. Jeśli nadawca zostaje dwa lata, wartość rośnie do ponad 80 000 zł marży.

Teraz koszt pozyskania. Jeśli kampania za 9 900 zł netto miesięcznie przez trzy miesiące (29 700 zł) przyniesie dwie takie trasy, jeden stały nadawca kosztuje 14 850 zł, a zwraca się w nieco ponad cztery miesiące. Jeśli przyniesie jedną, zwrot trwa około ośmiu miesięcy. Jeśli żadnej, pierwszy miesiąc kampanii pilotażowej pokaże to, zanim wydasz więcej. Wpisz do tego rachunku własną marżę na kursie i liczbę kursów, a zobaczysz próg opłacalności dla swojej floty.

Ten sam wzór działa dla handlowca: 102 000 zł rocznie kosztu wynagrodzenia oznacza, że musi przynieść co najmniej trzy takie trasy w roku, żeby się spiąć, a przez pierwsze miesiące zwykle nie przynosi żadnej. Dla giełdy rachunek jest inny, bo abonament jest niski, ale marża na frachcie z licytacji też.

Jak pozyskać stałe zlecenia transportowe krok po kroku

Niezależnie od kanału, stały nadawca przychodzi po tej samej ścieżce. Pierwsza rozmowa z osobą od logistyki albo zakupów ustala trasy, wolumen, obecnego przewoźnika i termin wyboru. Wycena na jedną trasę testową wychodzi w tym samym tygodniu. Po kilku dniach ktoś dzwoni z pytaniem o decyzję. Po pierwszych kursach ktoś pyta, czy wszystko się zgadzało, i proponuje kolejny kierunek. Firmy, które tracą nadawców, najczęściej gubią krok trzeci i czwarty, bo nikt nie ma na nie czasu.

Jeśli ten problem brzmi znajomo, zacznij od listy wycen wysłanych w ostatnich trzech miesiącach, do których nikt nie wrócił. To najtańszy materiał na pilotaż, bo nadawca już raz poprosił o ofertę. Szczegóły kampanii dla przewoźników i spedycji, z przebiegiem i cenami, znajdziesz na stronie jak pozyskać klientów w transporcie, a modele współpracy w cenniku call center. Gdy przy większych nadawcach potrzebne jest spotkanie handlowca, pomaga umawianie spotkań handlowych.